الرئيسية / تعليمات الطلبات / طلب إنهاء البعثة (بسبب التخرج)

طلب إنهاء البعثة (بسبب التخرج)

طلب إنهاء البعثة (بسبب التخرج) يتقدم المبتعث بهذا الطلب و ذلك (لصرف مستحقات التخرج)عند إكماله متطلبات الدرجة المبتعث من اجلها. يجب على المبتعث التقدم بهذا الطلب خلال 7 أيام من تاريخ إكماله للمتطلبات ، وفي حال عدم تقدم المبتعث بطلب مستحقات التخرج أو إعلام الملحقية بتاريخ إكمال الدراسة، وتم صرف مكافآت له سيتم خصمها من مستحقات تخرجه ، وإفادة جهة الابتعاث بذلك.
إن إكمال الدرجة العلمية يتحقق بإكمال متطلباتها حسب إفادة الجامعة بذلك حسب التاريخ المعتمد في السجل الأكاديمي أو في رسالة الجامعة (completion letter) وليس له علاقة باستلام الشهادات أو موعد حفل التخرج الرسمي ونحو ذلك.
الطلاب الملحقون بالبعثة بناء على قرارات إلحاق الزوجات و المحارم لا يصرف لهم مستحقات التخرج.

تنبيه بخصوص تاريخ إيقاف الصرف: يقوم النظام بإرسال إشعارات تلقائية بقرب إيقاف الصرف وهذه الإشعارات تعتمد على تاريخ نهاية البعثة المحدد مسبقاً في النظام وهي إشعارات تصدر إلكترونياً ، ونأمل ملاحظة أنه وحسب أنظمة الابتعاث فإن الصرف يتوقف اعتباراً من تاريخ انتهاء البعثة أو تاريخ إكمال متطلبات الدرجة العلمية المبتعث لها الطالب (أيهما أقرب) ، وإذا كان تاريخ انتهاء البعثة يسبق تاريخ إكمال متطلبات الدرجة العلمية فإن على المبتعث التقديم بطلب تمديد بعثة لكي ينظر فيه ، أما إذا كان تاريخ إكمال متطلبات الدرجة العلمية يسبق تاريخ إنتهاء البعثة فإن الصرف يتوقف اعتباراً من تاريخ إكمال المتطلبات نظاماً.

طلبة الدكتوراه: نأمل الاطلاع على صفحة الأسئلة المتكررة (الشؤون الدراسية) لمعرفة إمكانية استمرار الصرف بعد تسليم أطروحة الدكتوراه والآلية التي تنظم ذلك.

ملاحظة : حسب تعميم معالي وزير التعليم العالي برقم 6790 وتاريخ 1436/02/02 فإنه يمكن ابتداء من تاريخ التعميم الاستمرار في الصرف على مبتعثي التعليم العالي فقط (غير الموظفين) بعد إكمال متطلبات الدرجة العلمية وذلك لمدة أقصاها شهر واحد بشرط التواجد في مقر البعثة. مثال طالب من مبتعثي التعليم العالي أكمل متطلبات التخرج في 01/06/2015مـ وغادر مقر البعثة في 15/6/2015مـ يستمر الصرف عليه الى يوم مغادرته وليس شهراً ، أما المبتعثين الموظفين فيوقف الصرف من تاريخ إكمال متطلبات الدرجة العلمية وعليهم مباشرة العمل خلال شهر في جهاتهم.

هام جداً: وردنا خطاب سعادة السفير بشأن ما لاحظته السفارة من تكرار الشكاوى المتعلقة من مكاتب الإيجار وشركات الكهرباء والاتصالات والعائلات المضيفة في أستراليا من عدم التزام بعض الطلاب بالمطالبات المالية من دفع إيجار السكن أو سداد الفواتير وغيرها قبل مغادرتهم أستراليا ، وبناء عليه تذكر الملحقية جميع الخريجين بالحرص على الوفاء بأي استحقاقات مالية قبل سفرهم إبراء لذممهم وحفاظاً على سمعة المملكة ومواطنيها والتزاما بالتعهدات التي تم التوقيع عليها ،  كما ستقوم الملحقية بتزويد السفارة بإقرار (إخلاء الطرف) الموقع من الطالب الخريج مع بياناته الشخصية وذلك لأي حالة تردنا من السفارة وذلك لاستكمال الإجراءات النظامية ، والله الموفق.

ملاحظة هامة: نأمل التقدم بالطلب مباشرة خلال 7 أيام من إكمال متطلبات الدرجة العلمية المبتعث لها وإذا لم يقم الطالب بتقديم طلب (إنهاء البعثة) سوف تقوم الملحقية بإغلاق ملفه وطي قيده بعد 60 يوماً من تاريخ إكمال المرحلة حسب إفادة الجامعة. في حال قامت الملحقية بطي القيد فلن تتمكن من الحصول على تذاكر أو التقدم بأي طلب لأن حسابك في بوابة سفير سيكون مغلقاً ولذلك نأمل سرعة التقدم بطلب إنهاء البعثة للحصول على مستحقات التخرج وصرف تذاكرك للعودة للمملكة.

متى أتقدم بالطلب؟ بعد إكمال الدرجة المبتعث من اجلها مباشرة.
كيف أتقدم بالطلب؟ التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة https://safeer.moe.gov.sa
ما مسوغات الطلب؟ 1. كشف الدرجات النهائي (الأصل)
2. في حال عدم تحديد تاريخ الإكمال على السجل الأكاديمي على المبتعث إحضار خطاب إكمال الدرجة العلمية يوضح تاريخ إنهاء الطالب للدراسة بعد ظهور النتائج. (إن التاريخ المعتمد للإكمال وتحقيق الدرجة العلمية وتوقف الصرف هو التاريخ المحدد للإكمال في السجل الأكاديمي النهائي Academic Transcript ولا ينظر في أي خطابات صادرة من الجامعة إذا كانت تتعارض مع ذلك.
3. “للحصول لطلاب الماجستير(بطريقة البحث) والدكتوراه على تعويض بدل طباعة بحث التخرج ضمن مستحقات التخرج، يجب إرفاق نسخة من شهادة إيداع الرسالة العلمية في المكتبة الرقمية السعودية، وللحصول على هذه الشهادة يجب عليك اتباع الإرشادات الموضحة في هذا الملف ( اضغط هنا ).” (الرجاء الاطلاع على طلب طلب بدل طباعة الرسالة لمعرفة ضوابط صرف هذا البدل.)
4.تعبئة الإقرار المرفق (أضغط هنا) وتوقيعه ثم تسميته (إقرار) وتحميله مع الطلب.
5. خطاب من الجامعة (إخلاء طرف) يفيد بعدم وجود أي مستحقات مالية على الطالب ويمكن الحصول على هذا الخطاب من ال (International Office)
ملاحظة: في حال تعذر إحضار خطاب إخلاء الطرف، يمكن الاكتفاء بالوثيقة المختومة او الترانسكربت الرسمي الذي يوضح إكمال المبتعث لمتطلبات التخرج .
ما هي مستحقات التخرج؟
نوع الطالب بدل نقل الكتب والأمتعة (بكالوريوس + ماجستير + دكتوراه) بدل الطباعة (للدراسات العليا فقط) مكافأة التخرج (لغير الموظف)
الطالب غير الموظف متزوج (مخصص شهر ونصف) أعزب (مخصص شهر واحد) مخصص شهر واحد للماجستير (في حال توفر الشروط) مخصص شهرونصف للدكتوراه (في حال توفر الشروط) مخصص شهر واحد
المبتعث الملحق بالبعثة (مرافق دارس) لا يوجد لا يوجد
الموظف المدني متزوج (مخصص شهر ونصف) أعزب (مخصص شهر واحد) لا يوجد
العسكريون لا يوجد يعوض عن فواتير الطباعة فقط لا يوجد
المبتعث للتدريب مخصص شهر واحد إذا كانت مدة الدورة سنة فاكثر لا يوجد لا يوجد

ملاحظة (1) : يتم احتساب هذه المخصصات ثم يخصم منها أي مبالغ صرفت بعد تاريخ إكمال المتطلبات حسب المحدد في السجل الأكاديمي.
ملاحظة (2) : في حال وجود ترقية لا يصرف بدل نقل الكتب والأمتعة إلا عند تخرج المبتعث وعودته بشكل نهائي.
ملاحظة (3) : بعد صرف مستحقات التخرج يتم إغلاق ملف المبتعث وطي قيده ولا يحق له التقدم بطلب الترقية أو أي طلبات أخرى.

ما ضوابط صرف مستحقات التخرج؟ · أن يكون المبتعث أساسي وأن لا يكون من الطلاب الملحقين بالبعثة بناء على قررا إلحاق الزوجات و المحارم .
· ان تكون الدرجة التي انهيت مطابقة لقرار الأبتعاث (أو حسب موافقة جهة الابتعاث)
· أن لا يكون من الطلاب المبتعثين من جهات عسكرية.
ما هو مسار الطلب؟ المبتعث ← المشرف ←  مدير المجموعة ← مساعد الشؤون الدراسية  ← قسم المالية
كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟ يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية ، ونظراً لارتباط طلب إنهاء البعثة بالعديد من الطلبات المالية والدراسية ، فإن المدة التي يستغرقها إنهاء إجراءات الطلب من 15 إلى 20 يوم عمل (لا تحتسب فيها أيام الإجازات الأسبوعية أو الرسمية) وذلك في حال عدم وجود طلبات أخرى تعيق تنفيذ هذا الطلب. نأمل مراعاة ذلك والتقديم فور إكمالكم متطلبات الدرجة العلمية مباشرة.

ملاحظة: نظراً لأن طلب إنهاء البعثة يترتب عليه إغلاق ملف المبتعث و طي قيده لذا نأمل إكمال جميع طلباتكم الأخرى خلال الفصل الدراسي وقبل التخرج ، حيث إن وجود أي طلبات تحت الإجراء يؤدي لتأخير إقفال هذا الطلب ، كما نأمل مراعاة تقدم مئات الطلبة الخريجين في وقت محدد وبعضهم بطلبات غير مكتملة أو لا يقرأ التعليمات مما يؤدي لمضاعفة الجهد فنأمل الصبر والتفهم لأي تأخير غير مقصود مع تمنياتنا لكم بالتوفيق.

ملاحظة بخصوص الصرف بالزيادة
يجب على المبتعث إخطار الملحقية بتخرجه فور تخرجه وإكماله متطلبات التخرج (حسب تاريخ إكمال المتطلبات) وقد يؤدي تأخر المبتعث في إبلاغه للملحقية بتاريخ تخرجه إلى حصوله على مصروفات قد لا يستحقها. وإذا زاد ما تم صرفه عن التاريخ الفعلي للتخرج فإنه سيترتب على ذلك قيام الملحقية بتسوية هذه المبالغ واستقطاعها من استحقاقات المبتعث المتبقية بعد تخرجه ، كمكافأة التخرج وبدل طباعة الرسالة وبدل نقل العفش والأمتعة، كما ستقوم الملحقية بالكتابة لجهة ابتعاثه لمعالجة ذلك نظاماً. .
في حال قمت بتسليم رسالة الدكتوراه/الماجستير ومازلت بانتظار قرار لجنة التحكيم فنأمل الرجوع للرابط التالي لمعرفة ضوابط الصرف: اضغط هنا
يمكن متابعة الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية حسب المسار الموضح أعلاه ، وفي حال بقي الطلب لدى أي من موظفي الشؤون الدراسية بالملحقية بدون اتخاذ إجراء لأكثر من ثلاثة أيام عمل فيمكنكم التواصل مع الموظف مباشرة بالإيميل .

كيف اعرف نتيجة الطلب؟ يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى
تمت الموافقة على طلبي ماذا افعل الآن؟ · يمكنك الآن التقدم عبر البوابة الإلكترونية بطلب تذاكر سفر باتجاه واحد للعودة للمملكة، وفي حال الاستحقاق يتم الصرف من قسم التذاكر بوحدة التسجيل والتذاكر.
· يتم صرف مستحقات التخرج من قسم المالية وقد يستغرق إيداع المبلغ في الحساب فترة تصل إلى 30 يوماً. ملاحظة : يخصم من مستحقات التخرج ما صرف على الطالب من مكآفئات بعد تاريخ إنهائه الدراسة حسب إفادة الجامعة.
نأمل عدم التأخر في المباشرة حتى لا يتم اتخاذ إجراءات نظامية من جهة ابتعاثكم.
لدي أسئلة أخرى إذا كان لديك أي أسئلة أخرى عن هذا الطلب أو الطلبات الأخرى فيمكنك الرجوع لصفحة الأسئلة المتكررة الخاصة بالشؤون الدراسية ، وإذا لم تجد إجابة لسؤال فيمكنك التواصل مع مشرفك الدراسي.
في حال وجود أي شكوى بخصوص تنفيذ هذا الطلب يمكن تقديمها بالإيميل لمدير القسم كما يمكن تقديمها لوحدة المتابعة والشكاوى وللتواصل يرجى الضغط هنا. نسعى دائماً لتقديم أفضل الخدمات وتوفير المعلومات ونأمل أن يحوز ذلك على رضاكم.