الرئيسية / الاتصال الهاتفي

الاتصال الهاتفي

نأمل تقديم جميع الأسئلة والاستفسارات عن طريق بوابة سفير الطلبة حيث إنها هي القناة الأساسية والرسمية لجميع الطلبات والتي يمكن من خلالها المتابعة والتحقق من الرد على جميع الاستفسارات ، ومع أننا نؤكد على استخدام البوابة كقناة أساسية لتقديم الأسئلة والاستفسارات فإننا أيضاً نرحب بكافة قنوات التواصل الأخرى بما في ذلك الاتصالات الهاتفية من الأبناء الطلبة المبتعثين ، ويبذل الموظفون قضارى جهودهم للرد على الكم الكبير جداً من الاتصالات الواردة يومياً ، علماً بأنه في معظم الحالات سيطلب من المبتعث خلال الاتصال الهاتفي إعادة تقديم طلبه عن طريق البوابة ، وإن أي توجيهات أو تعليمات يجب أن تكون مكتوبة وحسب التعليمات الموجودة في موقع الملحقية ولا يعتد بأي توجيهات أو تعليمات شفهية أو بالإيميل أو إذا كانت تتعارض مع الموقع. وعند الحاجة للاتصال ، نأمل الاتصال من نفس الهاتف المسجل في بياناتك في بوابة الطلبة المبتعثين.

هام جداً قبل التواصل:

لاحظت الملحقية أن معظم الضغط على الهاتف يحصل بسبب تقديم الطلبات في وقت متأخر مما يجعل الطالب يقع تحت ضغط ضيق الوقت والإلحاح والتواصل المستمر لإنجاز طلبه ولذا ننصح بتقديم الطلبات في وقت مبكر وحسب التعليمات الموضحة لكل طلب من الطلبات الدراسية أو المالية حتى لا يحصل تأخير لكم أو لغيركم من الطلبة. نأمل التواصل في الفترة الصباحية بتوقيت كانبرا حيث لاحظنا أن أكثر من 80% من المكالمات الهاتفية تأتي بعد الظهر ، كما نأمل ملاحظة أن معظم الأسئلة والاستفسارات الواردة إجاباتها موجودة أصلاً في موقع الملحقية ، ولذا نأمل الرجوع لصفحة الأسئلة المتكررة في الموقع حيث يتوفر إجابات لحوالي 200 سؤال من الأسئلة التي يتكرر الاستفسار عنها في المجال الدراسية ، والمالية ، والتذاكر ، والمرافقين ، والتعاملات الإلكترونية. يمكنكم أيضاً استخدام خاصية البحث.

ملاحظة: من الضروري الضغط على زر المربع (#) قبل التحويلة المطلوبة

ماذا أفعل إذا لم يتم الرد على الاتصال؟   (7  خطوات)

إذا لم يتم الرد على اتصالك فقد يكون الموظف مشغولاً بإنجاز معاملات طالب آخر أو ليس موجوداً على مكتبه في وقت الاتصال ، وربما يكون متغيباً ذلك اليوم لعذر مرضي أو اضطراري ولذا يمكنك القيام بالإجراءات الموضحة أدناه وفق الترتيب التالي:

  1. إعادة الاتصال في وقت آخر يفضل إعادة الاتصال في الفترة الصباحية بتوقيت كانبرا 9-11 صباحاً حيث تزدحم الخطوط بعد ذلك.
  2. يمكنك تسجيل رسالة صوتية مع ذكر اسمك ورقم هاتفك بوضوح ورقم الهوية الوطنية.
  3. يمكنك استخدام خاصية إعادة الاتصال ، وهي خاصية تم إضافتها مؤخراً من أجل تطوير خدمات التواصل وفي حال اختيارها من قبل المتصل فإنها تتيح للموظف الاتصال بك تلقائيا في وقت لاحق في نفس اليوم أو في صباح اليوم التالي.
  4. يمكنك إرسال إيميل للموظف وتذكر فيه أنك قمت بالاتصال عليه ولم تتمكن من الحديث معه وأنك ترغب منه الاتصال الهاتفي بك لمناقشة موضوعك ولا تنسى أن تكتب اسمك كاملا ورقم الهوية واسم الجامعة ورقم الهاتف وسيقوم الموظف بالاتصال بك خلال يومي عمل .
  5. يمكنك إرسال إيميل لمدير القسم المعني بطلبك (مثلاً إذا كان الموضوع يخص الإشراف الدراسي ترسل إيميل لمساعد الدراسية وإذا كان مالي لمساعد المالية وهكذا) وضح أنك قمت بالخطوات السابقة ولم تحصل على رد لكي يتم التحقق من ذلك واتخاذ الإجراءات المناسبة.
  6. يمكنك الاتصال بمركز الاتصال بالملحقية أو وحدة الشكاوى
  7. يمكنكم أيضاً في أي وقت التواصل مع سعادة الملحق الثقافي حيث يستقبل الإيميلات والاتصالات الهاتفية في الوقت المخصص لذلك يومياً.

نأمل ملاحظة أن جميع الشكاوى المتعلقة بخدمة الاتصال الهاتفي يتم متابعتها والتحقق منها مع اتخاذ الإجراءات النظامية لكل حالة. كما أن الملحقية وضمن مبادراتها التطويرية تستطلع آراء الطلبة وملاحظاتهم كل 6 شهور حيث يقوم الطلبة بتقييم مشرفيهم وتقييم أداء الملحقية في العديد من النقاط ومن أهمها ما يتعلق بالتواصل ، نأمل الحرص على تعبئة هذا النموذج الإلكتروني والذي يرسل لكم بالإيميل مرتين سنوياً (كل 6 شهور). وفي حال استمرار أي شكاوى تجاه موظف معين بخصوص عدم الرد على الإيميل أو الهاتف نأمل تعبئة النموذج المرفق (اضغط هنا) وإرساله إلى info.au@au.mohe.gov.sa

مكتب الملحق الثقافي
المتابعة ومركز الاتصال
الشؤون الدراسية
الشؤون المالية والإدارية
الشؤون الثقافية و الاجتماعية
التعاملات الالكترونية والحاسب