الرئيسية / الجودة والتطوير

الجودة والتطوير

 أنشئت وحدة الجودة والتطوير بهدف تحسين وتطوير مستوى وأداء الملحقية الثقافية في أستراليا ، وقد قامت الوحدة خلال الفترة من 1/2013 إلى 6/2015 بالإشراف على تنفيذ  حوالي 60 مبادرة وبرنامجاً تطويرياً تناولت جميع مجالات عمل الملحقية الدراسية والمالية والثقافية  وغيرها ، وتشرف الوحدة حالياً على تنفيذ العديد من برامج ومبادرات التطوير ، بعضها جاري العمل عليه ، وبعضها بانتظار استكمال الإجراءات النظامية والموافقات اللازمة، وسيتم تنفيذها بإذن الله، كما ترحب الملحقية الثقافية باي مقترحات وآراء من أجل تطوير أعمال الملحقية.

بحسب الهيكلة الإدارية للملحقية ترتبط وحدة الجودة والتطوير إدارياً بشكل مباشر بسعادة الملحق الثقافي في أستراليا الدكتور: عبدالعزيز بن عبدالله بن طالب ومنذ إنشائها وهو يشرف عليها بنفسه ، ويساعده في الإشراف عليها مساعدوه (للشؤون الدراسية د. وليد غندورة ، للشؤون المالية والإدارية أ. خالد النصيان ، للشؤون الثقافية والاجتماعية د. عباس براشي) ، ويتولى المتابعة والتنسيق لبرامج الوحدة ومبادراتها الأستاذ مروان عزالدين، علماً بأن جميع منسوبي الملحقية مشاركون في أعمال الجودة والتطوير، حيث إن التطوير عملية شاملة وتتم من خلال تعاون فريق العمل في الملحقية، وبإشراف مباشر من مساعدي الملحق ومدراء الأقسام المعنية. بمعنى آخر؛ إذا كان البرنامج التطويري يتعلق بقسم الشؤون الدراسية مثلاً، فإن مساعد الملحق للشؤون الدراسية وعدد من منسوبي القسم يكونون ضمن فريق عمل البرنامج، وهكذا في جميع برامج التطوير المرتبطة بالأقسام الأخرى في الملحقية.

تتطلع وحدة الجودة والتطوير إلى أن تكون مركزاً لممارسات التميز والابتكار بالتعاون مع أقسام الملحقية المختلفة، بما يؤدي بإذن الله للنهوض بأعمال الملحقية وتحقيق أعلى مستويات الإنجاز. وقد اعتمدت الوحدة شعار “التفوق وليس النجاح” أساساً لعملها ولعمل منسوبي الملحقية، وذلك لتحفيزهم وحثهم على بذل قصارى جهودهم من خلال رفع سقف توقعات الأداء، وأن الملحقية لا تتوقع مجرد تأدية العمل فقط بل الابداع فيه.

وتسعى الوحدة وبالتعاون والتكامل مع أقسام الملحقية المختلفة في تحقيق العديد من الأهداف، ومن أهمها:

  1. الإسهام في تحقيق أهداف وزارة التعليم العالي برفع مستوى الأداء للملحقية الثقافية في أستراليا من خلال تطبيق مفاهيم الجودة .
  2. نقل العمل في الملحقية إلى العمل المؤسسي المنظم.
  3. نشر ثقافة الجودة بين منسوبي الملحقية ورفع سقف توقعات الأداء.
  4. وضع خطة لتنفيذ برامج الجودة والتطوير مع آليات المتابعة لأقسام الملحقية.
  5. متابعة مدى التزام أقسام الملحقية بمعايير الجودة.
  6. بناء خبرات متميزة في مجال الجودة والتطوير في عمل الملحقية.
  7. تنفيذ البرامج التدريبية المناسبة وفق ما تقرره الحاجة الفعلية لتطبيقات برامج الجودة للمشرفين الدراسيين والموظفين الإداريين بالملحقية.
  8. العمل على بناء نظام متكامل للتقويم المستمر مرتين سنوياً لكافة أقسام الملحقية من خلال طرق مختلفة للتقويم، ومنها تقويم الطلاب المبتعثين لأداء الملحقية ولمنسوبيها .
  9. الاستفادة من البيانات والإحصاءات التي توفرها (منظومة سفير) وغيرها بما يؤدي لتحقيق أعلى مستويات الإنجاز.
  10. تشجيع روح المنافسة بين أقسام الملحقية المختلفة لرفع مستوى الأداء، وبما ينعكس على تطوير العمل ككل لخدمة المبتعثين.

نماذج من مبادرات الملحقية
نفذت الملحقية العديد من المبادرات التطويرية والتي أسهمت في تحسين الأداء وتطويره ، فمن ذلك   المفكرة القانونية ، ومبادرة التهئية والإعداد ، ومبادرة تقييم الأداء. وبالإضافة إلى ذلك يجري حالياً الإشراف على تنفيذ العديد من المبادرات.  للمزيد من المعلومات حول مبادرات الملحقية الماضية أو الحالية نأمل الاطلاع على صفحة مبادرات الملحقية الثقافية في أستراليا.

نماذج من برامج الجودة والتطوير


تطوير الموقع الإلكتروني
يعتبر الموقع الإلكتروني لأي مؤسسة هو الواجهة الاولى لها، وقد قامت الملحقية بتطوير موقعها بشكل شامل مع مراعاة سهولة الاستخدام وتوزيع الصفحات حسب الاحتياجات الرئيسية للطلاب المبتعثين، وتم اطلاق الموقع المطور بشكله النهائي الحالي في 1/2013م. للاطلاع على معلومات عن موقع الملحقية اضغط هنا.


إنشاء وحدة الشكاوى والمتابعة
تم إنشاء قسم مختص لمتابعة شكاوى المبتعثين في الأقسام المختلفة، مع إعداد تقارير أسبوعية وشهرية لمعرفة المواطن التي تتكرر الشكاوى حولها، وذلك من أجل معالجتها وتحسين الخدمات المقدمة للطلاب المبتعثين. للمزيد من المعلومات انظر الرابط.


دراسة مشاكل فترة اللغة
يعاني الكثير من المبتعثين من صعوبات في بداية دراستهم اللغة الإنجليزية، وقد قامت الملحقية بدراسة جميع المشاكل التي يتعرض لها المبتعثون لوضع الآليات المناسبة لمعالجتها، ومن ذلك:
• زيارة معاهد اللغة وحصر قائمة بالمعتمدة منها،وإيقاف بعض المعاهد. انظر قائمة المعاهد المعتمدة.
• وضع محتوى إرشادي في الموقع عن مرحلة اللغة، وإرسال رسائل تذكيرية بالإيميل وعن طريق وسائل التواصل الاجتماعي للتوعية بهذه المرحلة، وكيفية التغلب على الصعوبات التي قد يواجهها المبتعث.
• تشجيع الطلاب على دراسة اللغة في معاهد اللغة التابعة للجامعات التي سيدرسون فيها.
• وضع أسئلة وأجابات مصممة لمساعدة الطلاب في مرحلة اللغة. انظر الأسئلة المتكررة .
• تدريب المشرفين على التعامل مع مشكلات مرحلة اللغة وكيفية معالجتها.
• تشجيع الطلاب على التدرب على اختبار الآيلتس.
• السماح للطلبة بالتعويض عن رسوم اختبار الأيلتس أو التوفل 5 مرات، لتشجيعهم على دخول هذه الاختبارات وتحقيق متطلبات الجامعات.
• تقييم معاهد اللغة بشكل مستمر.


برامج تقييم أداء الملحقية وقياس رضا المبتعثين
تهتم الملحقية بالتقييم المستمر للأداء، ومعرفة آراء المبتعثين وقياس رضاهم عن الخدمات المقدمة،وذلك من أجل تطوير عمل الملحقية ومعرفة جوانب القوة وتعزيزها ومعرفة جوانب القصور لتحسينها. وقد نفذت الملحقية العديد من البرامج المختلفة لمتابعة وتقييم الأداء، ومنها مبادرة تقييم الأداء والذي يتم بشكل نصف سنوي. انظر صفحة مبادرات الملحقية. أضغط هنا


إصدارات ثقافية نوعية
اهتمت الملحقية الثقافية بإعداد إصدارات نوعية متخصصة، فبالإضافة إلى المفكرة القانونية التي تم الإشارة لها سابقاً، أصدرت الملحقية:
– تقرير الحالة الثقافية “أصداء” (تقرير سنوي) (2013م).
– دليل الزمالات الطبية (2014م).
– تقرير الملحقية السنوي (2013م).

وكذلك قامت الملحقية بإصدار العديد من المطويات باللغتين العربية والإنجليزية، وفيما يلي قائمة المطويات الصادرة باللغة العربية:
– إرشادات للطلاب قبل السفر إلى أستراليا.
– أندية الطلاب السعوديين في أستراليا.
– التعليم العام والعالي في أستراليا.
– برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي.
– تعليم أبناء المبتعثين.
– مطبوعة التقويم الميلادي/الهجري 2014م/1435هـ.
– أستراليا.
– الملحقية الثقافية.

أما المطويات الصادرة باللغة الإنجليزية فهي:
– المملكة العربية السعودية.
– التعليم العالي في المملكة العربية السعودية.
– الملحقية الثقافية في أستراليا.
– أبرز معالم المملكة العربية السعودية.
– أندية الطلاب السعوديين في أستراليا.
للاطلاع على هذه الإصدارات من الكتب والمطويات نأمل تصفح صفحة المطبوعات.


استكمال النواقص وتنقيح البيانات
عكفت الملحقية على مدار العام 2013م على العمل في تنقية وتنقيح بيانات المبتعثين والمرافقين في استراليا على أنظمة سفير، بتعزيز ثقافة مراجعة ملفات الطلاب وإسناد مهام أسبوعية على مدار العام لمعالجة أي نواقص في البيانات، أو حالات معينة يظهرها النظام وتستدعى تدخلاً مباشرة من المشرفين الدراسيين.
كانت المحصلة تؤكد أن معدل تصحيح الملحقية للبيانات واستكمالها قد بلغ (بنهاية عام 2013م) نسبة 96.8%، وقد تلقت الملحقية خطاب شكر وتقدير من سعادة وكيل الوزارة للتخطيط والمعلومات الدكتور عبدالقادر بن عبدالله الفنتوخ، الذي أشاد بما قامت به الملحقية في هذا المشروع، وما نتج عنه من تصحيح وتنقية للبيانات، مما ينعكس على جودة العمل ودقة البيانات والإحصاءات التي تبنى عليها. (ملاحظة: بلغت نسبة تنقية وتنقيح البيانات الحالية في شهر اغسطس 2014م 99.34%).


نقل الخوادم (السيرفرات)
قامت الملحقية، وبالتنسيق مع وزارة التعليم العالي بنقل السيرفرات (الخوادم) إلى مبنى الملحقية، لتسهيل عملية نقل الملفات وتحميلها واسترجاعها من الأنظمة الإلكترونية، وقد تم هذا خلال عام 2013م، وأدى لتوفير الوقت والجهد وتسريع عملية الاطلاع وتصفح وتحميل الملفات لدى كل من الموظفين والطلاب والتغلب على بعض الإشكالات التي كانت تحصل سابقا.


تحديث نطاق الإيميلات
قامت الملحقية مطلع عام 2014م بتحديث أنظمة البريد الإلكتروني، ونقل عناوين إيميلات منسوبيها إلى النطاق الجديد @au.mohe.gov.sa ، وذلك ضمن إجراءات الملحقية لتطوير خدماتها وربطها بمنظومة سفير الإلكترونية، وقد تم هذا الانتقال خلال 3 مراحل.


العمل المؤسسي
تؤمن الملحقية أن تأصيل العمل المؤسسي هو الذي يحقق التميز، وبالنظر إلى عمر الملحقية القصير نسبياً وهي التي لم تكمل عامها العاشر بعد (أنشئت الملحقية في 9/2004) ، كان لزاماً الانتقال بإجراءات العمل وتنظيماته إلى مستوى متقدم في التنظيمات والإجراءات المؤسسية، ولذلك تم تنفيذ العديد من الإجراءات التي تصب في ذلك، ومنها وضع خطط وأهداف خاصة بكل قسم من أقسام الملحقية على المديين القصير والبعيد، مع خطط للمتابعة والتطوير وتقييم التنفيذ لكل قسم، بالإضافة إلى إصدار أدلة إجرائية لكل قسم، متضمنة وصف المهام للموظفين، مع تحديد جميع الصلاحيات وتطبيق آليات للمراجعة والمتابعة والتقييم المستمر لإجراءات سير العمل المختلفة، والاهتمام بخلق بيئة عمل مبدعة.


وحدة البرامج والخطط الدراسية
أنشأت الملحقية ضمن برامجها التطويرية وحدة متخصصة في “البرامج والخطط الدراسية” يقع على عاتقها دراسة البرامج الدراسية في الجامعات الأسترالية، وتقديم التوصيات لفتح أو إغلاق البرامج الدراسية، وذلك بما يحقق المصلحة ويؤدي لالتحاق الطلاب بالبرامج الدراسية المناسبة وتوزيعهم بشكل يمنع التكدس الذي يحصل في بعض الجامعات، ولتحقيق أقصى استفادة ممكنة من الدراسة في الجامعات الأسترالية بما يعود بالفائدة والتنوع على مخرجات الابتعاث، ومن الأمثلة على أعمال هذه الوحدة تقديم توصية لإدارة المعادلات بالوزارة باعتماد برامج الماجستير في جامعتين أستراليتين هما جامعتي جيمس كوك وجامعة سوينبيرن، حيث تم اعتمادهما لدرجتي الماجستير وإتاحة الفرصة للمبتعثين للدراسة فيها. هذا وقد قامت الملحقية في مطلع عام 2015 تعديل مسمى الوحدة إلى “التوثيق والاعتماد الأكاديمي” وأصبحت ترتبط بسعادة الملحق الثقافي مباشرة ولمعرفة مهام الوحدة نأمل الاطلاع على هذه الصفحة.


توضيح الإجراءات
إن توضيح الإجراءات سواء لدى المبتعث أو الموظف يعد مطلباً رئيساً يسهم في توفير الوقت والجهد على الجميع، ففيما يتعلق بالمبتعث قامت الملحقية بتوضيح الإجراءات في موقع الملحقية بشكل تفصيلي، وكذلك وضع الأسئلة المتكررة الخاصة بكل قسم (حالياً يوجد إجابات في الموقع لأكثر من 200 سؤال متكرر في جميع مجالات عمل الملحقية الدراسية والفنية والمالية)، وتقوم الملحقية بشكل شبه يومي بتحديث الموقع وإضافة بعض المعلومات له، كما تقوم بإرسال التعليمات والإرشادات للطلاب، بالإضافة إلى تنفيذ برنامج التهيئة والإعداد، وكذلك إنشاء العديد من مقاطع الفيديو التوضيحية والتي يمكن الاطلاع عليها في قناة الملحقية في اليوتيوب، أما فيما يتعلق بالموظف، فقد قامت الملحقية بإصدار (دليل المشرف الدراسي) لدى قسم الشؤون الدراسية، كما تم إصدار أدلة إجرائية خاصة بكل قسم من أقسام الملحقية لتوضيح الإجراءات للموظفين، وقامت الملحقية بإنشاء موقع داخلي intranet staff يتضمن كافة التعليمات والإرشادات للموظفين، وبالإضافة لذلك تقوم الملحقية بعقد دورات تدريبية لمنسوبيها لتدريبهم على إجراءات العمل المختلفة.


تبسيط الإجراءات
تقوم الملحقية حاليأً بدراسة شاملة لجميع الطلبات الإلكترونية في الأقسام المختلفة (الدراسية والفنية والمالية) من أجل تسهيل واختصار الإجراءات بما يوفر الوقت على المبتعث والموظف ويضمن الوفاء بجميع المتطلبات النظامية، ويحقق النتائج المرجوة في تقديم خدمة سريعة للطالب.


مراجعة الإجراءات الأكاديمية
قامت الملحقية الثقافية بتشكيل لجنة خاصة لمراجعة كاملة للطلبات الإلكترونية وفق اللوائح والأنظمة والتعليمات، وبالتنسيق مع الجهات المعنية، وبناء عليه تم إقرار بعض الإجراءات، منها:
– إقرار آلية لاحتساب مكافأة التميز لمرحلة الدكتوراه انظر الرابط (2013م).
– إقرار آلية لاحتساب مكافأة التميز لمرحلة اللغة انظر الرابط (2013م).
– صرف بدل الدروس الخصوصية بشكل سنوي عند توفر المسوغات المطلوبة وحسب الأنظمة واللوائح (2012م).
– زيادة عدد مرات التعويض عن اختبار الايلتس أو التوفل لتشجيع الطلبة على دخول هذه الاختبارات وتحقيق متطلب اللغة (2013م).
وتجري الملحقية حالياً دراسة لإقرار آلية دقيقة لاحتساب مكافأة التميز للمرحلة التحضيرية لطلبة البكالوريوس، وأيضا احتساب مكافأة التميز لطلاب الزمالة الطبية(2014م).


أنظمة معادلة الشهادات
لمساعدة المبتعثين في فهم أنظمة المعادلات والالتزام بها لتجنب أي إشكال بعد التخرج، قامت الملحقية الثقافية بعدة أمور منها:
– تخصيص صفحة على الموقع تتضمن الأنظمة والتعليمات الخاصة بالمعادلات -انظر الرابط- ،كما قامت الملحقية أيضاً بنشر مطبوعة “أسس معادلة الشهادات الجامعية” على موقعها باللغتين العربية والإنجليزية، وذلك لتعريف الطلاب والجامعات الأسترالية بأنظمة المعادلات.
– دعوة مدير عام المعادلات بالوزارة لزيارة أستراليا للقاء الطلبة وإجابة أسئلتهم واستفساراتهم (وقد تم هذا في 1/2013).
– إرسال تنبيهات وتعليمات باستمرار للطلبة عن طريق الموقع والبريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية للتنبيه بخصوص أنظمة المعادلات.
– التنسيق مع الجامعات الأسترالية بخصوص الأنظمة الخاصة بالمعادلات.
– عقد دورات تدريبية للمشرفين الدراسيين فيما يتعلق بأنظمة المعادلات.


خدمة العملاء (الطلاب)
تؤكد الملحقية دائماً على تقديم أفضل وأسرع الخدمات للمبتعثين، وتبذل أقصى الجهود من أجل تحقيق ذلك، فمن حق الطالب المبتعث الاهتمام به وسرعة إجابته وإنجاز طلباته النظامية (وإرشاده وإبلاغه بعدم استحقاقه في حال عدم الاستحقاق النظامي) ومعرفة رأيه في الخدمة والتحسين المستمر للخدمات المقدمة. ويتخذ ذلك عدة مسارات منها: (1) تدريب منسوبي الملحقية باستمرار، والتأكيد على مراعاة قواعد خدمة العملاء. (2) إنشاء وحدة خاصة للشكاوى والمتابعة. (3) الوصول للطلاب في مواقعهم، بتكثيف الزيارات لهم ومعرفة مشاكلهم والإجابة عن استفساراتهم. (4) الوصول للطلاب عبر قنوات التواصل الاجتماعي. (5) تطوير الموقع بشكل كامل وتفصيلي لكي يجيب عن أسئلة المبتعثين ويوضح لهم الإجراءات. (6) إنشاء مركز الاتصال. (7) إضافة قنوات تواصل جديدة كالجوال والوتس اب. (8) الرد الفوري على الإيميلات. (9) تحديد مدة قصوى لإنجاز المعاملات. (10) معرفة آراء الطلاب في الخدمات المقدمة لهم عبر برامج التقييم المختلفة.


فتح قنوات تواصل جديدة مع المبتعثين
لتحقيق مستوى عال في التواصل مع المبتعثين، استحدثت الملحقية قنوات جديدة للتواصل فمن ذلك:
إنشاء صفحات للملحقية في الشبكات الاجتماعية و إنشاء تطبيقات للملحقية للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية التي تعمل على أنظمة (IOS ) و(Android ) وإنشاء مركز الاتصال Call Centre و إضافة قنوات تواصل جديدة كالواتس اب لتصبح قنوات تواصل الطلبة مع الملحقية 12 قناة. للمزيد من المعلومات أنظر مبادرة تفعيل التواصل في صفحة المبادرات.


تحديث النظام الهاتفي  
سعياً من الملحقية لرفع مستوى الاستجابة والتواصل لأعلى المستويات الممكنة وإدراكاً لأهمية التواصل الهاتفي مع الطلبة قامت الملحقية بتحديث نظام السنترال الهاتفي بخصائص متطورة من حيث استيعاب الاتصالات وخصائص المتابعة والإحصاءات والتحويل الإلكتروني والصيانة وغيرها ، كما تم تخصيص رقم موحد يسهل حفظه وتذكره مما يقلل أيضا تكاليف الاتصال على الطلبة ، وقد بدأ العمل بنظام السنترال الجديد في 4/2015.


مدارس أبناء المبتعثين
نظراً لما يعانيه طلابنا المبتعثين من الجهات الحكومية (عدا التعليم العالي) من صعوبات في التعامل مع مدارس الأبناء، وتسديد الرسوم ثم التعويض عنها عن طريق جهات ابتعاثهم، فقد حصلت الملحقية على الموافقات اللازمة (2013م) لكي تقوم بالتسديد المباشر للمدارس لأبناء المبتعثين وتجنيب المبتعثين الموظفين الصعوبات التي كانوا يعانون منها. كما أنه وضمن إجراءات التطوير جاري حالياً وضع آلية لإصدار ضمانات مالية للمدارس تحدد شروط الدراسة، وما يغطيه الضمان، بحيث يتم التعامل معها مثل الجامعات.


الالتزام والإنجاز
سعياً من الملحقية لتحسين خدماتها فقد قامت بتحديد مدة تقريبية تعتبر حد أقصى لإنجاز كل طلب من الطلبات التي يتقدم بها المبتعثون عبر البوابة الإلكترونية (سواء بإنجازه في الملحقية أو إرساله لجهة الابتعاث). على سبيل المثال في طلب التذاكر والذي يتم إنجازه لدى الملحقية، تم تحديد 3 أيام عمل كحد أقصى معلن للطلاب، بحيث لو تأخر عن ذلك يتم التحقق من اسباب هذا التأخير، وهكذا بنفس الطريقة في جميع الطلبات التي يتقدم بها المبتعثون. انظر أيضا صفحة الالتزام والإنجاز.


دعم الأندية الطلابية
قامت الملحقية بتخصيص العديد من الصفحات البارزة في موقعها الإلكتروني للأندية الطلابية وتوضيح مواقع الأندية وأسماء رؤساء الأندية وكيفية التواصل معهم، وقد حظيت انتخابات الأندية في العامين الأخيرين بمشاركة كبيرة من الطلاب، حيث يشتد التنافس بين المرشحين (انظر صفحة الانتخابات)، وتقوم الملحقية بدعم الأندية في جميع نشاطاتها الثقافية والاجتماعية والرياضية وغيرها، كما يتم التنسيق مع رؤساء الأندية باستمرار للتحقق من سير أعمال الأندية والتغلب على أي صعوبات يواجهونها.


برامج لقاءات الطلاب
تحرص الملحقية على زيارة الطلاب في أماكن تواجدهم للاستماع لهم ومعالجة أي مشاكل يواجهونها. ويقوم سعادة الملحق بزيارات دورية على جميع المدن الأسترالية للقاء الطلاب المبتثعين، كما تنظم الملحقية زيارات لمساعدي الملحق والمشرفين الدراسيين ومدراء المجموعات للقاء الطلاب وزيارة الجامعات الأسترالية، وقد نظمت الملحقية برنامج (لقائي بطلابي) خلال عام 2013، حيث عقدت لقاءات البرنامج في جميع المدن التي يتواجد فيها المبتعثون (انظر على سبيل المثال جدول لقاءات ولاية نيو ساوث ويلز)، وبالإضافة إلى ذلك تنظم الملحقية برامج لقاءات مختلفة بالطلاب، ويتم الإعلان عنها ويقوم النادي السعودي بترتيب وتنسيق هذه اللقاءات. انظر على سبيل المثال صفحة أخبار الملحقية لعام 2014 للاطلاع على نماذج لبعض هذه اللقاءات.


برامج متابعة المعاملات اليومية والأسبوعية
استحدثت الملحقية ابتداء من منتصف عام 2013 برامج متابعة يومية وأخرى أسبوعية، لمتابعة المعاملات الواردة لكل قسم، والتي مضى عليها 5 أيام ولم تنجز، والتي مضى عليها أكثر من 7 أيام، وذلك لسرعة إنهائها والتحقق من الإنجاز جميع المعاملات، وقد نتج عن هذه المتابعة بفضل الله زيادة نسبة الإنجاز وتقليص حجم المعاملات التي مضى عليها 5 أيام، بالإضافة إلى انتهاء أي معاملات مضى عليها 7 أيام (والتي تصنف في منظومة سفير بالمعاملات المتأخرة) وحصلت الملحقية على خطابات شكر من وزارة التعليم العالي على نسبة الإنجاز المتميز، وعدم وجود أي معاملات متأخرة حسب منظومة سفير، حيث حصلت الملحقية على هذه الخطابات ابتداء من شهر ربيع الآخر 1435هـ، ولا تزال الملحقية تحصل عليها. إن إنجاز المعاملة في الملحقية يعني إما قبولها أو رفضها أو إعادتها للمبتعث لاستكمال النواقص، أو إرسالها لجهة الابتعاث للنظر فيها.


برامج المسابقات
أطلقت الملحقية عدداً من المسابقات وذلك ضمن أنشطتها الثقافية والاجتماعية الموجهة للطلاب المبتعثين، كما أن الملحقية تعتبر الطالب المبتعث شريكاً في عملية التطوير لأعمال وأنشطة وبرامج الملحقية، ومن الأمثلة على هذه المسابقات: (1) مسابقة أفضل فكرة للاحتفال باليوم الوطني 2013. (2) مسابقة إعداد تطبيق لموقع الملحقية الإلكتروني على الأجهزة الذكية 2013. (3) مسابقة المفكرة القانونية 2013. وجاري حالياً النظر في بعض الأفكار لبعض المسابقات الأخرى.
تصميم شعار الملحقية
لم يكن هناك شعار خاص بالملحقية إلا إنه وبعد مرور عشرة أعوام على تأسيسها وبعد توسع أعمالها وتعدد إصداراتها ونشاطاتها ومبادراتها المتنوعة كان لا بد من تعيين شعار logo ليعرف بالملحقية ومجال عملها في صورة بصرية مبسطة ، فتم تصميم الشعار في مطلع عام 2015م وروعي فيه قوة وسرعة الانطباع لدى المتلقي حيث تعكس الحرف الاول من اسم الملحقية باللغة الإنجليزية SACM كما روعي فيه أيضاً الاقتصار على الاسم وعدم تضمينه أي صور (كالكتاب أو النخلة أو الخريطة) منعاً لاي تقييد للتصور الذهني الخاص بمجالات عمل الملحقية.
الهيكلة الإدارية وتوزيع الصلاحيات
تم إعادة تشكيل الهيكلة الإدارية لتضم ثلاثة أقسام رئيسة يتولى الإشراف على كل منها مساعد للملحق  (1) الدراسية ، و(2) المالية والإدارية و (3) الثقافية والاجتماعية بالإضافة إلى 21 وحدة إدارية مرتبطة بهذه الأقسام و4 منها مرتبطة بسعادة الملحق الثقافي مباشرة. تم توزيع وترتيب الصلاحيات بما يؤدي إلى تنظيم العمل ورفع مستوى الأداء.  قامت الملحقية في مطلع عام 2015 بإلغاء قسم الشؤون الفنية وإضافة مهام المعاملات الفنية للمشرفين الدراسيين وذلك تسهيلاً للإجراءات ومنعاً للازدواجية بين المعاملات وصعوبة متابعتها لدى الطالب ولكي يصبح (المشرف الدراسي) هو الواجهة الأولى والمسؤول الأول عن معاملات الطالب المبتعث.
اطلاق الموقع الإنجليزي
أطلقت الملحقية النسخة الإنجليزية الجديدة لموقعها الإلكتروني على الانترنت في إجراء ضمن مجموعة من الإجراءات التي تنفذها الملحقية لتفعيل دورها الثقافي وعدم الاقتصار على الشأن التعليمي البحت حيث يهدف الموقع إلى تعريف زواره من المتحدثين باللغة الإنجليزية بالمملكة العربية السعودية حضارة وشعباً وما وصلت إليه المملكة من تطور في جميع المجالات كما يقدم الموقع الكثير من المعلومات التي تهم المواطن الأسترالي بخصوص فرص الدراسة في المملكة ونظام التعليم فيها والجامعات والمؤسسات الأكاديمية والبحثية.

للاطلاع على صفحة مختارات من إنجازات الملحقية ونبذة عن تطلعاتها المستقبلية اضغط هنا