الرئيسية / الشؤون المالية والإدارية

الشؤون المالية والإدارية

التعريف بالشؤون المالية والإدارية والتسجيل وفتح الملفات
تندرج ضمنها كل من:

  • الشؤون المالية
  • الشؤون الإدارية
  • وحدة التسجيل والتذاكر

تعريف الشؤون المالية

هي الجهة المسؤولة عن استكمال كافة الإجراءات المتعلقة بدفع مخصصات وبدلات الطلبة ومصاريف العلاج والرسوم الدراسية ورسوم دراسة الأبناء وتعويضات الفيزا والكشف الطبي الخاص بالفيزا. ولتنفيذ ذلك أوجدت الأقسام المتخصصة .

  • صرف مستحقات الطلبة المبتعثين وبدلاتهم.
  • صرف مستحقات الجامعات ومعاهد اللغة وتعويض الرسوم الدراسية للطلبة.
  • صرف تعويضات العلاج وسداد المستشفيات.
  • التدقيق والمراجعة والتأكد من نظامية الصرف لجميع أعمال الملحقية.
  • متابعة حسابات الملحقية مع البنوك المصرفية.
  • إعداد محاضر الجرد والحسابات الختامية.

مهام الشؤون المالية:

  • العمل وفق أهداف وسياسات وزارة التعليم العالي وبرنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث.
  • الرد على استفسارات المبتعثين فيما يتعلق بالشؤون المالية ومساعدتهم بتقديم النصح والإرشاد لهم.
  • العمل على تنفيذ و أنجاز طلبات المبتعثين المالية بأسرع وقت ممكن بغرض تحسين شروط التفرغ للدراسة وتحقيق الأهداف الأكاديمية.
  • التنسيق مع الأقسام الأخرى بالملحقية بما يضمن سير العمل في الملحقية بجودة وانسجام

الوحدات المرتبطة بالشؤون المالية:

  1. قسم العلاج والفواتير الطبية
  2. قسم المخصصات والبدلات
  3. قسم الرسوم الدراسية
  4. قسم التدقيق والمراجعة
  5. الحسابات

المشرف على الشؤون المالية :

للتواصل مع رئيس القسم أو للتواصل مع مدراء المجموعات يرجى الضغط هنا


 تعريف الشؤون الإدارية

هي الجهة المسؤولة عن توفير الموارد البشرية وإدارتها بتقديم أدوات العمل المناسبة للموظفين بتنفيذ اللوائح والتعليمات نحو تحقيق الأهداف العامة للملحقية، وهي المسؤولة عن إدارة الإتصالات والمراسلات العامة وإدارة الأصول من مرافق ومركبات.

مهام الشؤون الإدارية :

  1. المسؤولية الشاملة في توفير الموارد البشرية والكوادر المؤهلة وتنفيذ كافة الإجراءات الإدارية من مصوغات التعيين وطي القيد وإخلاء الطرف وكل ما يترتب عليها من مهام.
  2. إعداد قرارات ومسيرات المستحقات المالية بكافة أنواعها لجميع منسوبي الملحقية، ورفعها الى إدارة التدقيق المالي للحصول على الإعتمادات ومن ثم الصرف، حسب العقود والقرارات.
  3. متابعة الإلتزام بساعات الدوام الرسمية ورفع التقارير الدورية لمدراء الإدارات، وإدارة استحقاقات الإجازات بمختلف أنواعها حسب ما جاء في العقود واللوائح، وإكمال ما يلزم من اجراءات إدارية مع باقي الإدارات حيال استكمال الإستحقاق للإجازة وتسجيل ذلك في قاعدة البيانات المعتمدة.
  4. إدارة قسم الإتصالات الإدارية وتنظيم آلية استلام كافة المعاملات الواردة للملحقية عن طريق البريد الرسمي، والعمل على تسجيلها في النظام وفتح المعاملات والتأكد من توصيلها إلى الجهات المعنية داخل الملحقية.
  5. إدارة الأرشفة الإلكترونية للبريد الوارد للملحقية بمختلف أنواعه : (طلبات تعويض العلاج والدراسة – التقارير الدراسية من الجهات التعليمية / تصديق الشهادات التعليمية من المبتعثين …. الخ)، مع تنفيذ الصادر من المعاملات.
  6. إدارة الإستقبال داخل الملحقية والرد على استفسارات الزوار والمبتعثين، مع تلقي كافة المكالمات الواردة للسنترال والعمل على تحويلها للجهات المعنية.
  7. إدارة مركبات الملحقية وذلك بمتابعة وتنفيذ الصيانة الدورية والإصلاح والنظافة، وعمل آلية ادارية بما يضمن الحفاظ عليها ودقة متابعة استخدامها، مع العمل على بيع وشراء أصول الملحقية من المركبات ومرفقاتها.
  8. مسؤولية التواصل مع السفارة والجهات الرسمية الأسترالية لإستكمال طلبات اللوحات والبطاقات والرخص الدبلوماسية وإصدارها، مع تقديم الدعم اللوجستي فيما يخص النقل والتعويض عن ضريبة الإستهلاك والتخليص الجمركي.

الأقسام المرتبطة بالشؤون الإدارية :

  1. قسم شؤون الموظفين
  2. قسم الإتصالات الإدارية
  3. قسم المتابعة
  4. قسم الحركة

    وحدة التسجيل والتذاكر

يعتبر قسم التسجيل والتذاكر بالملحقية الثقافية السعودية باستراليا أحد أهم ركائز الملحقية ،  كذلك يعتبر البوابة الاساسية التي يدخل المبتعث منها الى الملحقية وكذلك عند التخرج.

مهام وحدة التسجيل والتذاكر تنقسم الى :

  • فتح ملف للطلبة المبتعثين الجدد.
  • اصدار تذاكر السفر .
  • التعويض عن تذاكر السفر.
  • طي القيد الطلبة المتخرجين او المنتهيه بعثتهم .
  • افادات الوصول والتخرج وانتهاء البعثة.

المشرف على القسم:

للتواصل مع رئيس القسم يرجى الضغط هنا