التعريف بالشؤون المالية
تندرج ضمنها كل من:
- الشؤون المالية
- وحدة التسجيل والتذاكر
تعريف الشؤون المالية
هي الجهة المسؤولة عن استكمال كافة الإجراءات المتعلقة بدفع مخصصات وبدلات الطلبة ومصاريف العلاج والرسوم الدراسية ورسوم دراسة الأبناء وتعويضات الفيزا والكشف الطبي الخاص بالفيزا.
ولتنفيذ ذلك أوجدت الأقسام المتخصصة.
- صرف مستحقات الطلبة المبتعثين وبدلاتهم.
- صرف مستحقات الجامعات ومعاهد اللغة وتعويض الرسوم الدراسية للطلبة.
- صرف تعويضات العلاج وسداد المستشفيات.
- التدقيق والمراجعة والتأكد من نظامية الصرف لجميع أعمال الملحقية.
- متابعة حسابات الملحقية مع البنوك المصرفية.
- إعداد محاضر الجرد والحسابات الختامية.
مهام الشؤون المالية:
- العمل وفق أهداف وسياسات وزارة التعليم العالي وبرنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث.
- الرد على استفسارات المبتعثين فيما يتعلق بالشؤون المالية ومساعدتهم بتقديم النصح والإرشاد لهم.
- العمل على تنفيذ و أنجاز طلبات المبتعثين المالية بأسرع وقت ممكن بغرض تحسين شروط التفرغ للدراسة وتحقيق الأهداف الأكاديمية.
- التنسيق مع الأقسام الأخرى بالملحقية بما يضمن سير العمل في الملحقية بجودة وانسجام
الوحدات المرتبطة بالشؤون المالية:
- قسم العلاج والفواتير الطبية
- قسم المخصصات والبدلات
- قسم الرسوم الدراسية
- قسم التدقيق والمراجعة
- الحسابات
وحدة التسجيل والتذاكر
يعتبر قسم التسجيل والتذاكر بالملحقية الثقافية السعودية باستراليا أحد أهم ركائز الملحقية ، كذلك يعتبر البوابة الاساسية التي يدخل المبتعث منها الى الملحقية وكذلك عند التخرج.
مهام وحدة التسجيل والتذاكر تنقسم الى :
- فتح ملف للطلبة المبتعثين الجدد.
- اصدار تذاكر السفر .
- التعويض عن تذاكر السفر.
- طي القيد الطلبة المتخرجين او المنتهيه بعثتهم .
- افادات الوصول والتخرج وانتهاء البعثة.