دشنت الملحقية الثقافية في أستراليا نظام استعلام داخلي موازٍ لأنظمة الوزارة (سفير) لتعظيم الفائدة المرجوة من استخدام هذه الأنظمة بشكل متناسق ، ويحدّث نظام الاستعلام يومياً من سلسلة تقارير تستخرج من أنظمة الوزارة المختلفة وتعالج بيانات هذه التقارير في نظام الاستعلام وكذلك يعاد ترتيبها وعرض بياناتها بشكل سلسل وباستخدام ألوان معبرة مما يسهل الوصول للمعلومات المطلوبة عن المبتعثين بشكل سريع وميسر حيث إن هذا النظام يوفر عملية البحث باستخدام متغيرات عدة فعلى سبيل المثال لا الحصر يمكن البحث باستخدام اسم المبتعث أو رقم هويته أو رقمه الجامعي أو بريده الإلكتروني ، كما يمكن البحث أيضًا عن مجموعة من الطلبة تحت إشراف مشرف محدد أو يدرسون في مؤسسة تعليمية محددة أو الذين لديهم نقص في أحد البيانات الدراسية أو الفنية أو حتى خليط بين هذا وذاك. ومن خصائص هذا النظام أيضًا تقديمه لخدمة تصدير البيانات نتيجة البحث إلى ملف Excel
صمم هذا النظام في قسم الشؤون الدراسية بالملحقية وقد طبق بشكل تجريبي في منتصف عام 2014 ودشن رسمياً مطلع عام 2015 ويتم تحديثه بشكل مستمر ، وقد أسهم بفضل الله في توفير الوقت والجهد ورفع مستوى الجودة وتحسين عملية متابعة أداء الطلبة وتقاريرهم بشكل مستمر وتصحيح أوضاعهم ، بالإضافة إلى تحقيق الملحقية لنسبة عالية في استكمال النواقص (تقترب من 100%) وحصول الملحقية على عدد (صفر) للمعاملات المتأخرة (داخل الملحقية) حسب إحصاءات الوزارة في الشهور الأخيرة من عام 2014م ولا تزال.
نالت هذه المبادرة استحسان الوزارة حيث قام فريق التعاملات الإلكترونية بوزارة التعليم بدراستها من جميع الجوانب للنظر في إمكانية الاستفادة منها وتعميمها على جميع الملحقيات ، وفي 8/1436هـ (6/2015) قامت الوزارة بتدشين هذه الخدمة ضمن نظام (سفير الدراسي) ليستفيد منها جميع مستخدمي هذا النظام سواء في جهات الابتعاث أو في الملحقيات الثقافية حول العالم.