تعريف الشؤون الإدارية
هي الجهة المسؤولة عن توفير الموارد البشرية وإدارتها بتقديم أدوات العمل المناسبة للموظفين بتنفيذ اللوائح والتعليمات نحو تحقيق الأهداف العامة للملحقية، وهي المسؤولة عن إدارة الإتصالات والمراسلات العامة وإدارة الأصول من مرافق ومركبات.
مهام الشؤون الإدارية :
- المسؤولية الشاملة في توفير الموارد البشرية والكوادر المؤهلة وتنفيذ كافة الإجراءات الإدارية من مصوغات التعيين وطي القيد وإخلاء الطرف وكل ما يترتب عليها من مهام.
- إعداد قرارات ومسيرات المستحقات المالية بكافة أنواعها لجميع منسوبي الملحقية، ورفعها الى إدارة التدقيق المالي للحصول على الإعتمادات ومن ثم الصرف، حسب العقود والقرارات.
- متابعة الإلتزام بساعات الدوام الرسمية ورفع التقارير الدورية لمدراء الإدارات، وإدارة استحقاقات الإجازات بمختلف أنواعها حسب ما جاء في العقود واللوائح، وإكمال ما يلزم من اجراءات إدارية مع باقي الإدارات حيال استكمال الإستحقاق للإجازة وتسجيل ذلك في قاعدة البيانات المعتمدة.
- إدارة قسم الإتصالات الإدارية وتنظيم آلية استلام كافة المعاملات الواردة للملحقية عن طريق البريد الرسمي، والعمل على تسجيلها في النظام وفتح المعاملات والتأكد من توصيلها إلى الجهات المعنية داخل الملحقية.
- إدارة الأرشفة الإلكترونية للبريد الوارد للملحقية بمختلف أنواعه : (طلبات تعويض العلاج والدراسة – التقارير الدراسية من الجهات التعليمية / تصديق الشهادات التعليمية من المبتعثين …. الخ)، مع تنفيذ الصادر من المعاملات.
- إدارة الإستقبال داخل الملحقية والرد على استفسارات الزوار والمبتعثين، مع تلقي كافة المكالمات الواردة للسنترال والعمل على تحويلها للجهات المعنية.
- إدارة مركبات الملحقية وذلك بمتابعة وتنفيذ الصيانة الدورية والإصلاح والنظافة، وعمل آلية ادارية بما يضمن الحفاظ عليها ودقة متابعة استخدامها، مع العمل على بيع وشراء أصول الملحقية من المركبات ومرفقاتها.
- مسؤولية التواصل مع السفارة والجهات الرسمية الأسترالية لإستكمال طلبات اللوحات والبطاقات والرخص الدبلوماسية وإصدارها، مع تقديم الدعم اللوجستي فيما يخص النقل والتعويض عن ضريبة الإستهلاك والتخليص الجمركي.
الأقسام المرتبطة بالشؤون الإدارية :
- قسم شؤون الموظفين
- قسم الإتصالات الإدارية
- قسم المتابعة
- قسم الحركة