دشنت الملحقية الثقافية في أستراليا مطلع هذا العام 2015م نظاماً إلكترونياً للاستعلام الداخلي على غرار أنظمة الوزارة وذلك أملاً في زيادة وتعزيز الفائدة المرجوة من استخدام هذه الأنظمة بشكل متناسق وبما يضمن تقديم خدمة سريعة ومتطورة للمستفيدين من هذه الأنظمة.
النظام تم تصميمه بقسم الشؤون الدراسية بالملحقية حيث أخضع للتجريب في منتصف العام 2014م وتم اعتماده وتطبيقه رسمياً مطلع هذا العام 2015م بعد أن أثبتت نتائج التجريب إيجابية استخدامه. وتقوم فكرة النظام على إنشاء قاعدة بيانات شاملة ودقيقة يتم تحديثها يومياً عبر سلسلة من التقارير التي يتم استخراجها من أنظمة الوزارة، حيث تخضع جميع البيانات المضمنة في هذه التقارير للمعالجة والترتيب ومن ثم وضعها في قوالب تم تصميمها بالنظام تساعد بشكل كبير على سهولة عرضها والوصول إلى المعلومات المطلوبة عن المبتعثين والمبتعثات بصورة ميسرة لا سيما وأن النظام يسمح لمستخدميه بعمليات البحث عبر أكثر من طريقة وباستخدام مجموعة مختلفة من مفاتيح البحث كاسم المبتعث أو رقم هويته أورقمه الجامعي أوبريده الإلكتروني، بالإضافة إلى قدرة المستخدمين على استخدام خاصيات البحث المتقدم كالبحث عن مجموعة من الطلاب تحت إشراف مشرف محدد أو بيانات مجموعة من الطلاب في مؤسسة تعليمية محددة ومجموعة أخرى من خصائص البحث.
يعد نظام الاستعلام المطور أحد مبادرات الملحقية لعام 2015م ، وخلال الفترة التجريبية في استخدامه أسهم بشكل فاعل في توفير الوقت والجهد ، ورفع مستوى الجودة وتحسين عملية متابعة أداء الطلاب الأكاديمي بدقة وبشكل مستمر ، كما أسهم هذا النظام في تميز أداء الملحقية وتحقيقها لنسبة عالية جداً (تتجاوز 99%) في استكمال نواقص ملفات المبتعثين والمبتعثات ، كما حصلت الملحقية على عدد (صفر) للمعاملات المتأخرة (داخل الملحقية) حسب إحصاءات الوزارالشهرية في آخر ستة شهور وحصلت بموجب ذلك على خطابات شكر وتقدير من الوزارة ، هذا ويجري حالياً النظر في هذا النظام من قبل إدارة تقنية المعلومات بالوزارة للنظر في إمكانية تعميمه على جميع الجهات المرتبطة بمنظومة سفير لكي تتحقق الاستفادة المثلى من هذا البرنامج.
