يمكن للمبتعث وبعد التأكد من تحديث بياناته وبيانات مرافقيه، التقدم بطلب خطاب تعريف من خلال سفير ٢، علماً بأن هناك عدد من الأنواع لخطابات التعريف ومن أهمها:
- خطاب تعريف عام:
ينص على أن الطالب مبتعث للدراسة في استراليا، دون الإشارة إلى المخصصات الشهرية والتأكيد على أنه لا يعتبر ضماناً مالياً، ويمكن للطالب الاستفادة من هذا التعريف بشكل عام وخاصة أثناء التواصل مع المؤسسات التعليمية. - خطاب تعريف للبنك بغرض فتح حساب بنكي:
ينص على أن الطالب مبتعث للدراسة في استراليا ويتضمن المخصصات الشهرية التي يستلمها الطالب إضافة إلى عنوانه في بلد الابتعاث وعنوانه في المملكة العربية السعودية (لا بد للمبتعث من تحديث بيانات عنوان السكن في كل من بلد الابتعاث والمملكة العربية السعودية باللغة الإنجليزية قبل إرسال طلب خطاب التعريف). - خطاب تعريف للسكن:
لغرض تقديمه لمكاتب العقار لتسهيل عملية استئجار سكن في بلد الابتعاث ويتضمن المخصصات الشهرية التي يستلمها المبتعث في مقر البعثة فقط. أما بالنسبة للمبتعثين من جهات عملهم فمن الممكن تضمين المبلغ الذي يستلمه المبتعث من جهة عمله في الخطاب شريطة إرفاق خطاب من جهة العمل يحدد المبالغ التي تصرف له أثناء فترة ابتعاثه. - تعريف مخصص:
في حال لم يجد المبتعث تعريف المراد تقديمه إلى الجهة يستطيع رفع طلب تعريف مخصص مع إرفاق المسوغات الازمة لذلك ويتم البت فيه من قبل المشرف الدراسي.
ضوابط الحصول على خطابات التعريف:
- أن تكون البعثة سارية المفعول
الطلبات ذات العلاقة:
- طلب تعريف عام
- طلب تعريف بنك
- طلب تعريف عقار
- طلب تعريف مخصص
- طلب تجديد تأشيرة
- طلب خطاب السفارة
- طلب تعريف الامتياز
كيفية التقدم بطلب تعريف:
يمكن للمبتعث التقدم بطلب التعريف عبر الذهاب للخدمات المالية ومن ثم التقدم بطلب التعريف.
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب التعريف يتم إرسال التعريف وفق طريقة الاستلام التي قام باختيارها المبتعث في الطلب بالإضافة إلى إرسال نسخة إلى البريد الإلكتروني كما هو مسجل في بيانات العناوين للمبتعث.
تعريف التأشيرة يصدر من خلال نظام سفير آلياً وفقا بداية ونهاية تاريخ البعثة في النظام وموجه إلى السفارة الاسترالية بالمملكة العربية السعودية أو إلى دائرة الهجرة والجوازات في استراليا.
ضوابط تجديد التأشيرة
- أن تكون البعثة سارية المفعول
- ألا يكون الصرف موقفاً بسبب الفصل أو الانسحاب من المؤسسة التعليمية
- أن يقوم المبتعث بالتأكد من جميع متطلبات وشروط إصدار أو تجديد أو تغيير التأشيرة الحالية له ولمرافقيه المضافين عبر منظومة سفير ٢
كيفية التقدم بطلب تجديد التأشيرة
يمكن للمبتعث التقدم بـ (طلب تعريف لغرض التأشيرة) عبر الدخول لسفير ٢ واتباع الخطوات الآتية:
- اختيار الخدمات المالية
- اختيار طلب تعريف لغرض التأشيرة
- اختيار نوع التأشيرة (دراسية)
- اختيار مكان تقديم طلب التأشيرة
- اختيار طريقة استلام التعريف
- إضافة مرافقين لغرض التأشيرة
- تحميل الملفات (المسوغات) المطلوبة في الخانات المخصصة لذلك
- الضغط على تسليم الطلب ليتم إرساله للملحقية
ملاحظات
- بعد الموافقة على طلب التعريف لغرض التأشيرة وقبوله من الملحقية الثقافية ترسل نسخة من التعريف بشكل تلقائي إلى البريد الإلكتروني للطالب.
- يتوجب على المبتعث التقدم بطلب تعريف لغرض التأشيرة قبل انتهاء التأشيرة الحالية
- تقبل السفارة الاسترالية في المملكة العربية السعودية صورة خطاب تجديد التأشيرة المرسلة بالبريد الإلكتروني وليس بالضرورة تزويدها بأصل الخطاب
- يمكن للمبتعث التقدم بطلب تجديد التأشيرة بعد الموافقة على طلب حضور مؤتمر لتقديمه إلى سفارة الدولة التي تمت الموافقة على حضور المؤتمر فيها مع اتباع الخطوات أعلاه واختيار نوع التأشيرة (فيزا لحضور ندوة أو مؤتمر) ومكان تقديم طلب التأشيرة وذكر رقم طلب حضور مؤتمر الذي تمت الموافقة عليه في خانة الملاحظات
- يتوجب على المبتعث تحديث البيانات الشخصية له وللمرافقين باللغة الإنجليزية قبل التقدم بطلب تجديد التأشيرة
- أن يقوم المبتعث بالتأكد من جميع متطلبات وشروط إصدار أو تجديد أو تغيير التأشيرة الحالية له ولمرافقيه وذلك قبل التقدم بطلب خطاب التأشيرة من الملحقية، سواء كان خطاب التأشيرة سيقدم للسفارة الاسترالية في المملكة العربية السعودية أو إلى دائرة الهجرة والجوازات في استراليا، حيث إنه لا يتم التعويض عن التأشيرات المرفوضة