يمكن التقدم بطلب فتح ملف للمرافق شرط أن يكون أكبر من ١٨ سنه وذلك حتى يتمكن من الدراسة أثناء تواجده في بلد الابتعاث، على أن يكون ذلك في إحدى المؤسسات التعليمية المعتمدة والموصى بها، بحيث تدفع الرسوم الدراسية فقط.
ضوابط فتح ملف مرافق دارس:
- أن يكون وضع المبتعث الأساس مستمرا في النظام
- أن تكون الدراسة منتهية بشهادة من مؤسسة تعليمية موصى بها
- إذا كانت الدراسة منتهية بشهادة من مؤسسة تعليمية تقدم دورات قصيرة فيجب أن لا تقل مدة الدورة عن ثلاثة أشهر بمعدل دورتين في السنة وأن تكون متدرجة ومتنوعة
- ألا يكون المبتعث الأساس مبتعثاً لدورة تدريبية مهما كانت مدتها
- أن تكون الدراسة في أحد المؤسسات التعليمية المعتمدة لدى الملحقية في نفس مدينة المبتعث الأساس وبواقع (15) ساعة أسبوعياً كحد أدنى
- أن يكون المرافق مضافاً مع المبتعث الأساس
- أن يكون المرافق متواجداً في بلد الابتعاث
- يشترط لفتح ملف مرافق دارس أن يكون المرافق سعودي الجنسية
- أن لا تزيد المسافة بين مقر دراسة المبتعث الأساس ومقر دراسة المرافق عن (50) ميلاً ويمكن النظر في الموافقة على المسافة التي تزيد عن (50) ميلاً.
كيفية التقدم بطلب فتح ملف مرافق دارس:
- يمكن للمبتعث التقدم بـ (طلب فتح ملف مرافق دراس) عبر الدخول الى خدمات المرافقين لسفير 2 وإتباع الخطوات لذلك.
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب فتح ملف مرافق دارس:
- آخر مؤهل دراسي حصل عليه المرافق على ألا يقل عن الثانوية العامة (وأن تكون الشهادة معادلة إذا كانت صادرة من خارج المملكة العربية السعودية) في حال كانت دراسة المرافق دراسة اكاديمية.
- قبول من مؤسسة تعليمية معتمدة لدى الملحقية في المدينة المراد الدراسة فيها.
- صورة من قرار الابتعاث للمبتعث الاساسي.
- جواز سفر المرافق وصورة من التأشيرة وختم الدخول إلى مقر البعثة.
- صورة من الهوية الوطنية للمرافق.
- صورة من بطاقة العائلة.
- إرفاق نموذج (تفويض الحصول على المعلومات الدراسية).
- إرفاق نموذج (نموذج تعهد للمرافقين خاص بدراسة اللغة).
ملاحظات:
- يتم إفادة المبتعث بالموافقة على طلب فتح ملف مرافق دارس من خلال قبول الطلب وإرسال بريد إلكتروني ورابط التسجيل على النظام
- بعد التسجيل في نظام سفير ٢ يمكن التقدم بالطلبات الآتية:
- طلب الخطة الدراسية.
- طلب ضمان مالي.
عند التقدم بطلب خطة دراسية من حساب المرافق في سفير الرجاء اتباع هذه الخطوات في طلب الخطة :
- اختيار تعديل خطة وليس اضافة خطة.
- اختيار المرحلة: حالية
- نظام الدراسة: ساعات معتمدة
- عدد الساعات المعتمدة: (120) ساعة مع التأكد بإدخال الأرقام باللغة الإنجليزية – وإدخال اسم البرنامج باللغة الانجليزية – وفي تفاصيل نظام الدراسة يجب إدخال تاريخ بداية الدراسة ونهايتها حسب القبول المرفق.
يمكن للمرافق الدارس في مرحلة اللغة الحصول على ضمان مالي للغة من خلال حسابه في سفير 2 وذلك بعد الموافقة على طلب فتح ملف مرافق دارس والموافقة على الخطة الدراسية.
ضوابط الضمان المالي للمرافق الدارس في مرحلة اللغة:
- يحق للمرافق المبتعث دراسة اللغة الإنجليزية لفترة لا تتجاوز (52) أسبوعاً شريطة انتظام المبتعث الأساس في الدراسة
- لا يتم منح الضمان المالي لدراسة مرحلة للغة في حال سبق وأن درس المرافق مرحلة أكاديمية أثناء فترة ابتعاث سابقة.
- يجب على المرافق الانتظام بالدراسة، وفي حالة التوقف عن الدراسة لظروف طارئة، فإنه يلزم الحصول على موافقة مسبقة من الملحقية وإحضار خطاب إخلاء طرف من المؤسسة التعليمية التي يدرس بها، وفي حال كون الرسوم الدراسية قد تم سدادها فيلزم إحضار خطاب من المؤسسة التعليمية، يتضمن الالتزام بإعادة المبالغ عن الفترة التي لن يدرسها الطالب للملحقية
- يوجه إنذار للمرافق في حال تدنى المستوى الدراسي أو عدم الالتزام بالحضور
- في حال حصول المرافق على (3) إنذارات فإن ذلك قد يؤدي إلى إغلاق ملفه كمرافق دارس وعدم إلحاقه بعضوية البعثة
- يمكن للمرافق التقدم بطلب الاستمرار بدراسة اللغة لمدة (26) أسبوعا إضافيا في حال إنهائه الفترة المسموحة لدراسة اللغة شريطة أن يكون حاصل على نتيجة إختبار اللغة المعياري IELTS
- ألا تزيد المسافة بين مقر دراسة المبتعث الأساس والمرافق عن (50) ميلاً
- التقدم بطلب الضمان المالي قبل انتهاء صلاحية الضمان السابق بأسبوعين على الأقل، (في حال إصدار ضمان مالي سابق)
- أن تكون تأشيرة المرافق الدارس صالحة للدراسة
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب الضمان المالي للمرافق الدارس في مرحلة اللغة:
- آخر تقرير دراسي من المعهد يتضمن نسبة حضور الطالب ومستواه الحالي في اللغة
- قبول دراسة اللغة
- تزويد الملحقية بنتيجة أحدث اختبار اللغة المعياري IELTS في حال أنهى المرافق (20 أسبوعاُ) في دراسة اللغة
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب الضمان المالي للمرافق الدراس في مرحلة اللغة ترسل نسخة من الضمان المالي إلى المؤسسة التعليمية بشكل تلقائي ونسخة للبريد الإلكتروني الخاص بالمرافق عند قبول الطلب ويمكن للمرافق التقدم بطلب تأكيد التسجيل وإرفاق خطاب من المؤسسة التعليمية مع الطلب يؤكد بدء الدراسة
- في حال رغبة المرافق تغيير المعهد بعد انتهاء الضمان المالي يجب التقدم بطلب تغيير معهد أولاً ومن بعد قبول التغيير التقدم بطلب ضمان مالي.
في حال استنفد المرافق فترة اللغة النظامية وهي ٥٢ اسبوع بإمكانه التمديد لمدة (6) اشهر اضافية بطلب تعديل توقيتات البعثة (الاستمرار في دراسة اللغة) مع إرفاق المستندات المطلوبة.
وفي حال وجود استفسار وحيث لا يوجد خاصية استفسار من حساب المرافق فبإمكانه التقدم بطلب استفسار من حساب المبتعث الأساس وذكر في حقل الملاحظات بتحويل الطلب لقسم المرافقين .
ضوابط الاستمرار في دراسة اللغة:
- يشترط للنظر في طلبات تمديد دراسة اللغة بعد انتهاء السنة الأولى للمرافقين ثبوت الانتظام في الحضور بمعدل لا يقل عن 80% والجدية في الأداء وتحقيق درجة (5) في اختبار IELTS أو ما يعادلها للبكالوريوس و (5.5) للماجستير أو الدكتوراه
- فترة دراسة اللغة النظامية هي (52) اسبوعاً
- أن لا تتجاوز مدة التمديد (26) اسبوعاً
- أن يكون المبتعث الأساس مستمراً في دراسته وغير موقف عنه الصرف
- لا يتم منح الضمان المالي للغة في حال سبق وأن درس المرافق مرحلة أكاديمية
- أن تكون تأشيرة المرافق الدارس صالحة للدراسة
- أن يكون المرافق قد تقدم على اختبار (IELTS) مرة واحدة على الأقل كل ستة أشهر، وحصل على نتيجة تظهر تقدماً وتحسناً في مستوى الكفاءة اللغوية ، علماً بأن الملحقية تعوض المرافق الدارس عن رسوم التسجيل في الاختبارات المعيارية للغة وفق الضوابط
- في حال إلحاق المرافق الدارس بعضوية البعثة لدراسة مرحلة أكاديمية، فسيتم احتساب كامل الفترة التي درسها في مرحلة الإعداد اللغوي قبل ضمه لعضوية البعثة
- يوجه إنذار للمرافق في حال تدنى المستوى الدراسي أو عدم الالتزام بالحضور
- في حال حصول المرافق الدارس على (3) إنذارات فإن ذلك قد يؤدي إلى إغلاق ملفه كمرافق دارس وعدم إلحاقه بعضوية البعثة
- أن لا تزيد المسافة بين مقر دراسة المبتعث الأساس ومقر دراسة المرافق للغة عن (50) ميلاً، ويمكن النظر في الموافقة على المسافة التي تزيد عن (50) ميلاً إذا كانت الدراسة لمرحلة أكاديمية أو دراسة برنامج اللغة الإنجليزية في نفس الجامعة التي سوف يدرس فيها المرافق المرحلة الأكاديمية
- التقدم بطلب الضمان المالي قبل انتهاء صلاحية الضمان السابق بأسبوعين على الأقل، (في حال إصدار ضمان مالي سابق)
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب الاستمرار في دراسة اللغة:
- قبول برنامج اللغة من (مؤسسة تعليمية موصى بها لدى الملحقية) وأن تكون طريقة الدراسة بالانتظام الكلي (20 ساعة أسبوعياً كحد أدنى.
- نتيجة آخر اختبار معياري لقياس مستوى الكفاءة في اللغة الإنجليزية.
- إرفاق اخر تقرير دراسي وما يدعم الطلب وذكر مبررات عدم تحقيق المستوى المطلوب في اللغة لبدء البرنامج الأكاديمي خلال الفترة النظامية لمرحلة اللغة.
يحق للمرافق الدارس حضور دورات تدريبية شريطة انتظام المبتعث الأساس في الدراسة.
ضوابط الضمان المالي للدورة التدريبية للمرافق الدارس:
- الحصول على موافقة مسبقة لحضور الدورة التدريبية من الملحقية الثقافية.
- ألا تكون الدورة مخصصة لفئة محددة من الطلاب.
- أن تكون الدورة معلنة على القنوات الرسمية للمؤسسة التعليمية أو مؤسسات حكومية أو جمعيات مهنية معترف بها.
- أن تكون مشروطة بالحضور ومنتهية بشهادة من المؤسسة.
- أن تكون الدورات متنوعة و متعددة ومتدرجة.
- أن لاتقل مدة الدورة عن ثلاث أشهر بمعدل دورتين في السنة.
- ان تكون في إحدى التخصصات التالية:
( حاسب آلي –لغات أجنبية – سجلات صحية – إسعافات أولية – رعاية المعوقين وكبار السن – تمريض – تربية أطفال – تغذية – ديكور منزلي – تجميل – إدارة مكتبية).
- أن تكون تأشيرة المرافق الدارس صالحة للدراسة
- ألا تزيد الرسوم الدراسية عن (300) دولار استرالي في الأسبوع الواحد.
- ألا تزيد المسافة بين مقر دراسة المبتعث الأساس والمرافق عن (50) ميلاً.
ملاحظة:
يجب على المرافق الدارس الانتظام بالدراسة، وفي حالة التوقف عن الدراسة لظروف طارئة، فإنه يلزم الحصول على موافقة مسبقة من الملحقية الثقافية، وإحضار خطاب إخلاء طرف من المؤسسة التعليمية التي يدرس بها، وفي حال كانت الرسوم الدراسية قد تم سدادها فيلزم إحضار خطاب من المؤسسة التعليمية، يتضمن الالتزام بإعادة المبالغ للملحقية الثقافية عن الفترة التي لن يدرسها المرافق.
يستطيع المرافق الدارس بعد حصوله على قبول جامعي غير مشروط باللغة من جامعة موصى بها ان يتقدم بطلب ضمه لعضوية البعثة لإحدى الدرجات العلمية الثلاث (بكالوريوس، ماجستير او دكتوراه).
| متى أتقدم بالطلب؟ | يمكن التقدم بالطلب قبل شهر من بدء الدراسة الاكاديميه و ان يكون متواجداً بمقر البعثة عند التقدم بالطلب. |
| كيف أتقدم بالطلب؟ | التقدم بالطلب لجميع المرافقين من ملفهم عن طريق بوابة سفير الطلبة |
| ما مسوغات الطلب؟ | تعبئة وإرسال الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية و يتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني: 1- صورة ملونة وواضحة عن جواز السفر للمرافق وللمبتعث الاساسي. 2- صورة ملونة وواضحة عن ختم الدخول للمرافق وللمبتعث الاساسي. 3- صورة ملونة وواضحة عن بطاقة الهوية الوطنية للمرافق وللمبتعث الاساسي وصورة عن كرت العائلة. اذا كان المرافق ليس زوج او أب ، فعليه إرفاق صك وكاله شرعيه. 4- صورة من التأشيرة الدراسية (سارية المفعول) او تأشيرة Dependent Student 5- نموذج إلحاق مرافق دارس بعضوية البعثة معبئ بالكامل وموقع من قبل صاحب الطلب. (يمكن تحميل النموذج هنا). 6- صورة من إجازة المرافق من جهة عمله في حال انه موظف من جهة حكومية أو غيرها تغطي كامل مدة دراسة المرافق. 7- صورة من آخر مؤهل دراسي: وفي حالة الحصول على شهادة ثانوية عامة او البكالوريس او الماجستير من خارج المملكة، فعلى المرافق معادلتها أولاً قبل التقدم بطلب الإلحاق مع إرفاق صورة من السجل الاكاديمي. 8- قبول جامعي مباشر (غير مشروط باللغة) من جامعة موصى بها وغير موقوفة. |
| ما ضوابط رفع الطلب للوزارة | 1- ان يكون الطالب حاصلاً حاصل على تأشيرة دراسية سارية المفعول او تأشيرة Dependent Student . 2 -ان يكون متواجداً بمقر البعثة عند التقدم بالطلب. 3- ان لا يكون مرتبطاً بوظيفة حكومية أو حصوله على إجازة دراسية من مرجعه تغطي مدة الدراسة المطلوبة كاملة. 4- جواز سفر ساري الصلاحية. 5- معادلة آخر مؤهل دراسي غير صادر من المملكة (تصديقه من الملحقية لا يكفي). 6- أن تكون الجامعة موصى بها وغير موقوفة لمرحلة البكالوريوس أو الماجستير أو الدكتوراه. ( يكون القبول لدرجة علمية وتخصص موصى بهما لدى الوزارة وبالنسبة لدارسي الماجستير والدكتوراه، يشترط ان يكون التخصص المراد دراسته إمتداد للتخصص السابق او يتناسب معه. اما بالنسبة للذين سيدرسون درجة البكالوريوس بتخصص علمي كالطب او الصيدلة مثلاً، فيشترط ان يكون حاصلاً على الثانوية العامة قسم العلوم الطبيعية ). 7- ان يكون التخصص امتداد للتخصص السابق او يتجانس معه. 8- ان يكون مقر دراسة المرافق بنفس المدينة التي يدرس بها المبتعث الاساسي. 9- أن تكون هناك مدة كافية في بعثة المبتعث الأساس تكفي لدراسة المرافق. 10-يتقدم المرافق بالطلب قبل بداية الدراسة الاكاديمية بشهر . |
يمكن للمبتعث الأساس أن يتقدم بطلب إضافة مرافق جديد حال وصول المرافق لمقر البعثة للإقامة مع المبتعث خلال فترة البعثة علماً أن المرافقين هم:
- أبناء المبتعث الأساس فقط (وليس أبناء المرافق الزوج أو الزوجة من زواج آخر)
- الزوجات والأزواج
- الوالدان بغض النظر عن جنسيتهم إذا كان لدى المبتعث صك إعالة لهما، وفي حال كون المحرم غير الزوج أو الأب فيلزم إحضار صك وكالة بذلك
كما يتوجب على المبتعث تعديل بيانات جواز السفر أو التأشيرة للمرافقين عند وجود خطأ في البيانات المدخلة على سفير ٢ أو عند تجديد جواز السفر أو التأشيرة أو تعديل وضع المرافق إلى مستمر في حال ايقاف الصرف عليه.
ضوابط إضافة مرافقين:
- تواجد المرافق المراد إضافته في بلد الابتعاث للإقامة مع المبتعث الأساس خلال فترة الابتعاث
- في حال كون المرافق موظفاً حكومياً فيجب إرفاق إجازة من عمله تغطي كامل فترة ابتعاث المبتعث الأساس
- يمكن إضافة مرافقي المرافق الملحق بالبعثة فقط في حال كان لديه موافقة على استمرار أو فصل بعثة مرافق ملحق بالبعثة حيث إن الأنظمة لا تسمح للمرافق بإضافة مرافقين أو صرف مستحقات لهم سواء كان المرافق زوجة أو محرم للمبتعث حتى لو تم إلحاقه بعضوية البعثة إلا في حال كان لدى المرافق موافقة على استمرار أو فصل بعثة مرافق ملحق بالبعثة
- لا يحق للمرافق نظاماً التمتع بإجازة لمدة تزيد عن ثلاثة أشهر في السنة خارج مقر البعثة ويمكنه أن يأخذها مجتمعة في وقت واحد أو متفرقة خلال السنة علماً انه سيتم استرجاع من المبتعث الأساس المبالغ التي صرفت على المرافق للفترات الغير نظامية التي أمضاها خارج مقر البعثة
- لا يصرف لأسرة المبتعث العسكري بدلات نقدية سواءً كان ضابطاً أو فرداً، ويمكن إلحاق زوجته بالبعثة إذا توفرت شروط الإلحاق لديها وكانت بعثة الزوج للدراسة وليست للتدريب، مع ملاحظة عدم إضافة الأطفال للوالدة كون الزوج هو المبتعث الأساس
كيفية التقدم بطلب إضافة مرافقين:
يمكن للمبتعث/ـة التقدم بطلب خدمات المرافقين (إضافة / تعديل المرافقين) عبر الدخول لسفير ٢.
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب إضافة مرافقين:
- الصفحة الأولى لجواز السفر للمرافق
- التأشيرة للمرافق
- ختم دخول المرافق لمقر البعثة
- الهوية الوطنية للمرافق سارية المفعول
- سجل الأسرة
- شهادة الميلاد موثقة من سفارة خادم الحرمين الشريفين في بلد الابتعاث في حال كان المرافق طفلاً مولوداً في بلد الابتعاث ولم يتم إصدار جواز سفر له
- صك الوكالة الشرعية من الوكيل الشرعي للمبتعثة في حال كان المرافق المحرم غير الزوج أو الأب أو ما يثبت أن المحرم المرافق هو الوكيل الشرعي للمبتعثة
- صك الإعالة للوالدين أو أحدهما مع العلم بأنه لا يتم صرف أي مخصصات لوالدي المبتعث مالم يكن الوالد محرماً للمبتعثة
- سجل الأسرة للمرافقة وعقد الزواج الرسمي إذا تزوج المبتعث حديثاً ولم يحصل بعد على سجل الأسرة الخاص به
- صك الطلاق في حال كانت المبتعثة مطلقة
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب (إضافة / تعديل المرافقين) يتم إضافة المرافق في النظام وكذلك تحديد تاريخ بداية الصرف وفق الآتي:
- من تاريخ وصوله لمقر البعثة شريطة استمرار بعثة المبتعث الأساس ودراسته
- من تاريخ ولادته إذا كان المرافق مولوداً في بلد الابتعاث
- من آخر ما صرف له إذا كان المرافق مبتعثا وطوي قيده أو كان يصرف له كمرافق مع مبتعث آخر
- بعد الموافقة على طلب (إضافة / تعديل المرافقين) يتم تعديل البيانات تلقائياً في النظام وعند تعديل وضع المرافق إلى (مستمر) يمكن للمبتعث التقدم بطلب صرف فروقات في حال وجود مستحقات مالية لم تصرف للمرافق من تاريخ إعادة الصرف عليه
- لا يحق للمرافق نظاماً التمتع بإجازة لمدة تزيد عن ثلاثة أشهر في السنة خارج مقر البعثة ويمكنه أن يأخذها مجتمعة في وقت واحد أو متفرقة خلال السنة وعند ثبوت عدم تواجد المرافق في مقر البعثة لمدة تزيد عن تزيد عن ثلاثة أشهر في السنة خارج مقر البعثة، فسيتم تعديل وضع المرافق من مستمر إلى غير مستمر مما يؤدي إلى إيقاف الصرف عن المرافق علماً بأنه سيتم استرجاع من المبتعث الأساس المبالغ التي صرفت على المرافق للفترات غير النظامية التي أمضاها خارج مقر البعثة
- في حال ثبوت عدم تواجد المرافق في مقر البعثة بعد قبول طلب (إضافة / تعديل المرافقين)، فإنه سيتم إيقاف الصرف على المرافق، ويمكن للطالب أن يتقدم بالطلب مرة أخرى بعد عودة المرافق إلى مقر البعثة وإرفاق المسوغات المشار إليها أعلاه.
- يمكن للمبتعث التقدم بطلب (صرف فروقات) عند الموافقة على الطلب في حال وجود مستحقات لم تصرف من تاريخ اضافة المرافق
يمكن النظر في تغيير المحرم للمبتعثة لظروف خاصة أو بسبب تغير وضعها الاجتماعي مع ملاحظة أنه ستلغى مكافأة المحرم الحالي أو بعثته إذا كان قد ألحق بالبعثة كمرافق.
ضوابط تغيير المحرم (للمبتعثات):
- إحضار وكالة شرعية من الزوج (إذا كانت المبتعثة متزوجة) تخول المحرم البديل بمرافقة المبتعثة في مقر البعثة
- إحضار وكالة شرعية من الأب أو من ينوب عنه (في حال وفاة الوالد) تخول المحرم البديل بمرافقة المبتعثة غير المتزوجة في مقر البعثة
- إحضار إجازة مرافق للمحرم البديل تغطي كامل فترة الابتعاث إذا كان المحرم موظفاً حكومياً
- أن يكون المحرم الجديد قد أتم السن القانونية إلا في حال وجود صك وكالة شرعية من الولي الشرعي للمبتعثة
- إذا كان المحرم الحالي لديه ضمان مالي ساري المفعول فلا يمكن تغيير المحرم حتى انتهاء فترة الضمان المالي
- عدم تواجد المرافق أو المحرم في مقر البعثة يعتبر مخالفة لأنظمة الابتعاث، ويؤدي ذلك إلى إيقاف الصرف عنهما إلى حين إثبات تواجدهما في مقر البعثة
كيفية التقدم بطلب تغيير محرم:
يمكن للمبتعثة التقدم بطلب خدمات المرافقين (تغيير محرم) عبر الدخول لسفير ٢.
المسوغات المطلوب إرفاقها في طلب تغيير محرم:
- سجل الأسرة أو الهوية الوطنية للمحرم البديل
- الصفحة الأولى من جواز المحرم البديل مع التأشيرة وختم الدخول
- صك الوكالة الشرعية في حال كان المحرم غير الأب أو الزوج
- صك الطلاق في حال كون المحرم السابق زوجاً وتم انفصال المبتعثة عنه وحل محله محرماً شرعياً آخر
ملاحظات:
- بعد الموافقة على طلب تغيير محرم فإنه سيتم تغيير المحرم في النظام ويتم تحديد تاريخ بداية الصرف عليه من تاريخ وصوله لمقر البعثة شريطة استمرار بعثة المبتعث الأساس ودراسته