طلب حضور ندوة أو مؤتمر

يمكن لطلاب الدراسات العليا (ماجستير أو دكتوراه) و كذلك طلاب الزمالة التقدم بطلب لحضور (مؤتمر أو ندوه) في نفس تخصص الطالب . طلبات المؤتمرات والندوات للمبتعثين من جميع جهات الابتعاث يتم دراستها وتقييمها من الجهة المختصة لدى الملحقية، ويجب على المبتعثين التقدم مبكراً بطلباتهم قبل شهرين أو 3 أشهر من موعد المؤتمر أو الندوة. علماً بأن معظم المؤتمرات والندوات يتم الإعلان عن مواعيدها وبرامجها من الجهات المنظمة قبل فترة طويلة تصل إلى 9-12 شهراً أو أكثر. الرجاء التخطيط مبكراً وترتيب إجراءاتكم لتفادي الدخول في مشاكل بسبب التأخر في التقديم إذ إن الملحقية تعتذر عن النظر في الطلبات المتأخرة.

هام بخصوص المؤتمر الثاني
بناءً على التوجيهات الصادرة من وزارة التعليم العالي، فإنه يمكن الموافقة على حضور المبتعث لمؤتمر ثان خلال المرحلة الدراسية نفسها وفقًا للضوابط الأصلية مضافًا إليها ما يلي:
1. أن يكون الغرض من حضور المؤتمر الثاني المشاركة ببحث مقبول للعرض في المؤتمر أو الندوة العلمية وفي صميم تخصص المبتعث.
2. أن يتم تعويض المبتعث عند حضوره لمؤتمر ثان عن رسوم المشاركة وتذكرة الطيران دون صرف بدل التنقلات العلمية.

تعميم بخصوص نشر البحوث العلمية
بناءً على التوجيهات الصادرة من وزارة التعليم العالي، تود الملحقية الثقافية في أستراليا التنويه إلى كافة الطلاب والطالبات مبتعثي برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي الذين ينوون نشر بحوثهم العلمية في المجلات المحكمة أو المشاركة بها في المؤتمرات والندوات العلمية بضرورة التوثيق لنشرهم العلمي وذلك بإضافة اسم (وزارة التعليم العالي: المملكة العربية السعودية) في الجزء المخصص لأسماء المؤلفين والجهات التابعين لها (Affiliation Part) بإعتبارهم تابعين لهذه الجهة.
وبالنسبة لمبتعثي الجامعات السعودية فعليهم إضافة اسم الجامعة (جهة الابتعاث) إلى ما أشير إليه.
كما تأمل الملحقية الثقافية في أستراليا من كافة الطلاب والطلاب الذي يقومون بنشر أبحاثهم العلمية في المجلات العلمية أو غيرها من وسائل النشر بضرورة تزويد الملحقية بصورة من جميع ما يقومون بنشره في المحافل والمؤتمرات والندوات حيث ستقوم الملحقية بتزويد الوزارة بتقرير دوري عن نشر البحوث العلمية للمبتعثين والمبتعثات الدارسين خارج المملكة. والله الموفق

هام بخصوص المؤتمرات على نفقة الجامعة:
تقوم معظم الجامعات الأسترالية بتغطية تكاليف السفر والإقامة ورسوم التسجيل لطلاب الدراسات العليا (وخصوصاً لمرحلة الدكتوراه) المشاركين بأوراق علمية في بعض المؤتمرات المحلية أو الدولية ، وفي حال حصولك على هذه الفرصة من الجامعة التي تدرس بها نأمل إشعار مشرفكم الدراسي بالملحقية بالإيميل وخاصة إذا كان المؤتمر خارج مقر البعثة وتوضيح مدة التغيب عن مقر البعثة ونوع المشاركة البحثية. وفي هذه الحالة يمكنكم التقدم للملحقية بطلب الحضور لمؤتمر آخر يختلف عن هذا المؤتمر المدعوم حضوره من الجامعة وحسب توفر الضوابط الموضحة أدناه بما ينعكس إيجاباً بالفائدة عليكم.

متى أتقدم بالطلب؟	التقدم بالطلب قبل تاريخ انعقاد المؤتمر أو الندوة بفترة لا تقل عن شهرين ، وحسب تعليمات وزارة التعليم العالي فلن يتم النظر برفع أي طلبات يكون تاريخ إنشائها أقل من 30 يوم من تاريخ المؤتمر/ الندوة.
كيف أتقدم بالطلب؟	التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة.
ما مسوغات الطلب؟	تعبئة وإرسال طلب حضور ندوة أو مؤتمر عن طريق البوابة الإلكترونية ويتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني: 1. خطاب من مشرف الطالب بالجامعة يؤيد فيه أهمية حضور الطالب (للمؤتمر أو للندوة أو لورشة عمل) وأن موضوع (المؤتمر أو الندوة أو ورشة العمل) في صميم تخصص المبتعث، كما يوضح فيه اسم (المؤتمر أو الندوة أو ورشة عمل)، مكان وتاريخ انعقاد (مؤتمر، ندوه أو ورش العمل) والمدة الزمنية. 2. منشور brochure يوضح معلومات المؤتمر الأساسية (مواعيده وبرنامجه وأهم موضوعاته وكذلك رسوم التسجيل (Registration Fees) بشكل مفصل ) ويمكن طباعته أو تحميله عادة من موقع المؤتمر أو موقع الجهة المنظمة على الانترنت. 3. تقرير دراسي حديث (يرفق صورة من التقرير فقط في حالة عدم توفر تقرير دراسي حديث في ملفكم خلال الستة شهور الأخيرة). 4. أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه.
ما ضوابط طلب حضور الندوات والمؤتمرات	• يجب أن يكون موضوع المؤتمر أو الندوة في صميم تخصص المبتعث. • يقتصر التقديم على المؤتمرات في أستراليا ونيوزيلندا فقط . • إذا كان المبتعث لديه مشاركة مقبولة بورقه علمية أو بحث في المؤتمر فعليه توضيح ذلك في طلبه الإلكتروني ، ويفضل إرفاق ملخص عن الورقة العلمية أو البحث مع الطلب وكذلك خطاب القبول من الجهة المنظمة. • أن يكون تاريخ إنشاء الطلب الإلكتروني سابق لتاريخ عقد المؤتمر/الندوة بمدة لا تقل عن 30 يوم. • يجب أن يتضمن طلب حضور المؤتمر تحديدا لمقدار رسوم التسجيل Registration Fees في المؤتمر قبل ارساله الى الوزارة بطلب الموافقة ، علماً بأن التعويض (بعد حضور المؤتمر وتقديم طلب التعويض) سيكون عن رسوم التسجيل في المؤتمر فقط بحيث يتم التأكد أن تلك الرسوم لا تتضمن أي مصاريف أو رسوم أخرى ( مثل السكن والمعيشة أو حضور دورة تدريبية أو ورش عمل برسوم ) ويطلب من المبتعث ارفاق فاتورة مفصلة توضح مقدار تلك الرسوم من الجهة المنظمة للمؤتمر مرفق معها مطوية المؤتمر أو الندوة.
ما هي طريقة التقدم للمؤتمر الثاني ؟	للتقديم للمؤتمر الثاني يجب أن تتوفر جميع الضوابط والمسوغات المطلوبة للمؤتمر الأول و الموضحة أعلاه (انظر السؤالين السابقين) وأن يكون مكان المؤتمر أو الندوة أو ورشة العمل في أستراليا أو نيوزيلاندا، وبالإضافة إلى ذلك يجب مشاركة المبتعث ببحث علمي في المؤتمر الثاني وإرفاق خطاب قبول البحث من الجهة المنظمة وجدول المؤتمر. وإذا توفر ذلك يتقدم المبتعث بالطلب قبل موعد المؤتمر بشهر على الأقل ويرفق جميع المسوغات مع ما يثبت وجود المشاركة البحثية ، وبعد الموافقة على الطلب يمكنه التقدم بطلب التذاكر وبعد انتهاء المؤتمر التقدم بطلب التعويض عن رسوم المؤتمر (مع ضرورة الإشارة لرقم طلب حضور المؤتمر المقبول لكلا الطلبين: التذكرة وتعويض الرسوم). ملاحظة: لا يصرف بدل تنقلات علمية للمؤتمر الثاني ويقتصر التعويض على رسوم التسجيل والتذاكر في حال المشاركة ببحث علمي وتوفر كافة الشروط والضوابط الأصلية والموضحة أعلاه.
كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟	يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية ، ويستغرق هذا في العادة من 5-7  أيام عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية) ، وفي حال توفر الضوابط يتم الرفع لوزارة التعليم العالي (وكالة الشؤون التعليمية) ، وعادة فإن الرد قد يستغرق نحو 4-8 أسابيع. نرجو مراعاة الوقت والتقدم مبكراً. يمكن متابعة الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية.
كيف اعرف نتيجة الطلب؟	يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى.
تمت الموافقة على طلبي ماذا افعل الآن؟	– يمكنك الآن تأكيد حضورك للمؤتمر مع الجهة المنظمة وتسديد أي رسوم للتسجيل وإكمال أي ترتيبات أخرى. – إذا كان مقر المؤتمر في مدينة أخرى فيمكنك التقدم بطلب امر اركاب عبر البوابة الالكترونية للمبتعث حسب التعليمات الموضحة في موقع الملحقية (اضغط هنا) ملاحظة: استحقاق التذاكر أو التعويض للمؤتمرات للمبتعث فقط من دون عائلته ، وفي حال كان المتقدم مبتعثة تعوض أو يصرف لها تذاكر و لمحرمها فقط حسب أنظمة الابتعاث.
حضرت المؤتمر والحمد لله ، ماذا أفعل الآن؟	• يتقدم المبتعث بطلب تعويض بدل حضور مؤتمر عن طريق البوابة الإلكترونية (طلب تعويض/بدلات/تنقلات اجراء ابحاث دكتوراة / ماجستير) ، وهذا التعويض يصرف من الشؤون المالية ، وعلى الطالب الإشارة لرقم طلب حضور ندوة أو مؤتمر الذي تمت الموافقة عليه وكذلك إرفاق خطاب آو شهادة تثبت حضوره المؤتمر. على أن يكون الطالب تنقل أكثر من 100كم من مقر الدراسة (الجامعة التي يدرس بها المبتعث) لحضور المؤتمر لاستكمال الطلب نظاما، لمزيد من المعلومات يمكن مراجعة طلب بدل التنقلات العلمية. • تقدم المبتعث بطلب تعويض عن طريق ارسال أصل الفواتير ( الفواتير الإلكترونية يجب طباعتها وإرسالها + صورة من شهادة حضور ندوة / مؤتمر) مع ملئ نموذج تعويض الرسوم الدراسية على عنوان الملحقية البريدي وسوف يتم إنشاء طلب جديد حال وصول الأوراق إلى الملحقية. وكذلك تعبئة نموذج تقييم حضور ندوة أو مؤتمر وإرفاقه ضمن مرفقات الطلب الالكتروني. علماً انه لا يتم التعويض بإشعار التحويل البنكي ويجب إحضار إيصال الدفع الصادر من الجهة المنظمة للندوة او المؤتمر. يتم صرف البدل والتعويض من قسم المالية وقد يستغرق إيداع المبلغ في الحساب فترة تصل إلى 30 يوماً.