تم السماح باستقبال طلبات الدروس الخصوصية بموجب قرار الوزارة رقم 78849 وتاريخ 27/05/1439هـ الموافق 13/02/2018م. الدروس الخصوصية للتقوية يمكن أخذها عند الحاجة و يجب أن تكون تحت إشراف الجامعة أو المؤسسة التعليمية التي يدرس فيها المبتعث. ويتم التعويض عن قيمة الفواتير (إيصال استلام المبلغ من المدرس الخصوصي) فقط وبحد أقصى مخصص شهر بدون بدلات وحسب سعر الصرف عند قبول الطلب، ويكون التعويض بعد الانتهاء منها.
ملاحظة:
1) يتم رفع جميع الفواتير بطلب تعويض واحد فقط خلال السنة المالية عن طريق البوابة (طلب تعويض – بدلات – تعويض دروس خصوصية), ولا يسمح برفع أكثر من طلب خلال العام الميلادي الواحد ، ولذا نأمل الانتظار حتى الانتهاء من جميع الدروس التي تحتاجون لها واستكمال جميع المسوغات المطلوبة لها وتقديمها للملحقية في طلب واحد وحسب التعليمات أدناه.
2) الموافقة المبدئية من المشرف الدراسي لا تعني بالضرورة أنه سيتم التعويض ولكن يتم التعويض بعد الانتهاء من الدروس الخصوصية وليس قبل الانتهاء منها وبعد تحقيق ضوابط وشروط الطلب.

متى أتقدم بالطلب؟بعد التسجيل والمباشرة للدراسة في الفصل الدراسي وعند الحاجة لأخذ الدروس الخصوصية يرفع الطلب على أن يكون بعد تاريخ “Census Date” وهو تاريخ الموعد النهائي للانسحاب أو إضافة مقررات دراسية وبدون وجود أي عقوبات مادية. وبعد الحصول على الموافقة المسبقة من الملحقية قبل أخذ الدروس.
كيف أتقدم بالطلب؟التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة.
ما مسوغات الطلب؟

تعبئة وإرسال الطلب طلب تعويض (دروس خصوصية) عن طريق البوابة الإلكترونية و يتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني:
1) خطاب من المشرف الدراسي بالجامعة (أو من منسق البرنامج بالجامعة) يوضح حاجة المبتعث للدروس الخصوصية مع ذكر أسماء المواد المراد التقوية بها .
2) خطاب من المؤسسة التعليمية يفيد بالتسجيل للفصل الحالي يوضح أسماء المواد المسجل فيها المبتعث للفصل الدراسي الحالي الذي تقدم فيه بطلب التعويض وأنه مسجل بعبء دراسي كامل. مع ملاحظة أنه يجب أن يكون خطاب التسجيل بتاريخ يلي الموعد النهائي للانسحاب من المقررات بدون عقوبات مادية بعد تاريخ ” Census Date” في حال تعذر ذلك يمكن الاستغناء عن هذا الخطاب بكشف حديث لتسجيل المقررات يوضح أن المبتعث مسجل بعبء دراسي كامل.أما المسوغات التالية فترفق لاحقاً بعد إكمال جميع الدروس الخصوصية للعام الدراسي واخذ الموافقة المسبقة من الملحقية:
1) إرفاق إيصال استلام بالمبلغ من المدرس الذي قام بإعطاء الدروس (يجب أن يكون اسم المدرس الذي قام بإعطاء الدروس وبياناته مثل عنوان سكنه وبيانات الاتصال به (الهاتف الثابت والهاتف الجوال والإيميل) موضحه على نفس الإيصال أو الفاتورة).
2) تقرير دراسي حديث (يوضح آخر نتائج حديثة للمبتعث لآخر فصل دراسي).

ما ضوابط صرف تعويض الدروس الخصوصية؟يصرف هذا البدل لمرة واحدة في السنة المالية وحسب توفر ضوابطها الموضحة أدناه:
• لايصرف إلا للمراحل الجامعية فقط ولا تشمل مرحلة اللغة.
• على ان لا تكون الدروس الخصوصية لمواد سبق الموافقة على تعويض الدروس الخصوصية لها من قبل.
• لا يصرف البدل عن الدورات التدريبية ويمكن لمن يرغب حضور دورة التقدم (بطلب دورات تدريبية في صفحة نماذج الملحقية) حسب التعليمات الخاصة بالطلب.
• أن يكون المبتعث مسجلاً في الدراسة بعبء دراسي كامل.
• لا تصرف للمبتعثين العسكريين.
• يجب أن لا تكون الحاجة إلى الدروس الخصوصية ناتجة عن إهمال أو تقصير أو انقطاع أو تغيب عن الدراسة أو تخفيض العبء الدراسي بدون موافقة الملحقية. أو أن يكون الطالب متعثر دراسياً
• لا تصرف مرتين عن نفس الفصل الدراسي إذا وقع الفصل الدراسي بين عامين متتاليين.
• أن تكون الدروس الخصوصية واقعة ضمن فصل دراسي كامل.
• لا تصرف للمراجعة والتدقيق اللغوي Proof Reading أو Editing .
• لا تصرف بأثر رجعي عن أعوام سابقة بمجرد دخول السنة المالية الجديدة. وتم العمل فيه من تاريخ قرار الوزارة بالسماح التعويض بتاريخ 27/05/1439هـ الموافق 13/02/2018م.
• إذا صرف التعويض للعام الذي بدء فيه الفصل الصيفي لا يصرف البدل مرة أخرى لعام أخر في حال كان ذلك فصل التخرج. “بمعنى إذا كان الطالب خريج على الفصل الصيفي وهو الفصل الأخير للتخرج وبدء الفصل في شهر اوكتوبر 2018م والفصل ينتهي في فبراير 2019م ففي حال صرف البدل عن عام 2018م لايصرف عن عام 2019م لأنه فصل صيفي للتخرج”.
بالنسبة لطلاب الدراسات العليا ونظام الدراسة (بحثي).
-لا يتم التعويض عن الدروس الخصوصية للمواد البحثية أو للمساعدة في البحث وتحليل البيانات إحصائيا.
ما هو مسار الطلب؟

للحصول على الموافقة المبدئية :المبتعث “انشاء طلب تعويض” ← المشرف ← دراسة الطلب ← إعادة الطلب للطالب بالقرار بالموافقة المبدئية أو أي ملاحظات أخرى.
مسار طلب التعويض “بعد إكمال الدروس الخصوصية”: المبتعث “إعادة رفع طلب تعويض” ← المشرف ← مدير الدراسية ← قسم البدلات “المالية” ← مدير الدراسية “تنفيذ الطلب” “.

كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟يستغرق في العادة من (3 إلى 5) يوم عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية) ، وبعد ذلك يتم تحويل الطلب للمالية للتدقيق. بعد قبول الطلب قد يستغرق إيداع المبلغ في الحساب من (10 إلى 15) يوم عمل لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية.
كيف اعرف نتيجة الطلب؟يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى.
تمت الموافقة على طلبي ماذا افعل الآن؟بعد قبول طلبك من الشؤون الدراسية يتم صرف التعويض من قسم المالية وقد يستغرق إيداع المبلغ في الحساب من (10-15) يوم عمل لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية.