تجيز أنظمة الابتعاث لطلاب الدراسات العليا ( الماجستير أو الدكتوراه ) القيام برحلة علمية خارج مقر البعثة سواء إلى المملكة أو غيرها من الدول ، وذلك عند الحاجة لجمع المعلومات وإجراء الأبحاث. يمكن لطلاب الدراسات العليا (ماجستير أو دكتوراه) التقدم بطلب رحلة علمية إلى المملكة أو غيرها من الدول ، ويتم الكتابة لجهة الابتعاث للحصول على موافقتها.

بالنسبة لمرحلة الماجستير يجب أن تكون الدراسة كاملة بطريقة البحث (لا تقل مدة البحث عن سنة كاملة بدون مواد أخرى) ولا تقبل الرحلات العلمية للمقررات أو المشاريع البحثية.

إذا كانت الرحلة العلمية إلى المملكة يصرف للطالب بدل بمقدار مخصص شهر (بدون بدلات) عن كل شهر يقضيه المبتعث بالرحلة العلمية ،على أن لا تتجاوز مدة الرحلة العلمية ثلاثة أشهر كحد أقصى.
أما إذا كانت الرحلة العلمية إلى خارج مقر البعثة و ليست للمملكة فلن يصرف للطالب إلا بدل التنقلات العلمية فقط في حال عدم استلامها سابقاً.

تعميم هام بخصوص البحوث العلمية
تلقت الملحقية تعليمات وزارة التعليم العالي بشأن تطبيق الاستبانات أو إجراء البحوث التي تتعلق بالمملكة العربية السعودية أو بأي من أجهزتها أو مؤسساتها العامة ، وأن هذا يتطلب موافقة الوزارة أولاً ولا بد من الرفع للحصول على الموافقة قبل البدء في البحث، و لأهمية تسريع الإجراءات و عدم تأخر الطلبة في الحصول على الموافقة اللازمة ، فقد وجه معالي وزير التعليم العالي على أن يقوم كل باحث بمراجعة الجهة ذات العلاقة و التي يرغب تطبيق أداة الدراسة عليها بالمملكة لمعرفة مرئياتها مسبقاً وذلك قبل تسجيل البحث وقبل اتخاذ أي اجراءات أكاديمية أو إدارية بهذا الخصوص ، وبعد الحصول على الموافقة يتم الرفع للوزارة ليتم التوجيه حيالها، على أن يتم تضمين خطاب الموافقة من الجهة المعنية بالدراسة بالمملكة.
والله الموفق.

متى أتقدم بالطلب؟التقدم بالطلب قبل 2 -4 شهور من تاريخ بداية الرحلة العلمية.
كيف أتقدم بالطلب؟التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة.
ما مسوغات الطلب؟تعبئة وإرسال طلب رحلة علمية عن طريق البوابة الإلكترونية ويتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني:
– الجدول الزمني للرحلة العلمية .( الجدول الاسبوعي المفصل لما سيقوم به المبتعث خلال فترة الرحلة)
– خطاب من مشرف الطالب يوضح فيه عنوان وموضوع رسالة الماجستير أو الدكتوراه وعلاقتها بالرحلة العلمية ومدى أهميتها لاستكمال البحث. (الرجاء تسمية الملف بـ university_letter )
– موافقة الجهة التي سوف تشرف على الطالب خلال فترة الرحلة العلمية ( يجب ان ان تكون الموافقة حديثة وبتاريخ حديث بحيث لا يزيد عن الشهر (الرجاء تسمية الملف بـ acceptance) (تزود الملحقية الطالب بخطاب تسهيل مهمة إذا رغب ليتمكن من مخاطبة الجهة المشرفة للحصول على موافقتهم)، ويتم الحصول عليه من خلال التواصل مع المشرف الدراسي عبر البريد الالكتروني.تقرير دراسي شامل من المشرف يوضح به سير الطالب الدراسي. (الرجاء تسمية الملف بـ report )
– صورة من مقترح بحث الرسالة( ملخص باللغة العربية عن البحث ) (الرجاء تسمية الملف بـ proposal)
-صورة من استمارة جمع البيانات ( باللغتين العربية والانجليزية ). (الرجاء تسمية الملف بـ(survey)
– معلومات عن آلية جمع المعلومات ونوعية البيانات المطلوب جمعها. (الرجاء تسمية الملف بـ data gathering)
– تحديد عدد العينة التي سيتم جمع البيانات منها
– اذا كان المبتعث موظف ملحق بالبعثة – ارفاق صورة من الموافقة على الاجازة من جهة عمل المبتعث .
– أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه.
كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية ، ويستغرق هذا في العادة من 5-7  أيام عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية) ، وفي حال توافر الضوابط يتم إرسال الطلب لجهة الابتعاث ، و عادة فإن الرد من جهة الابتعاث يستغرق نحو 6-10 أسابيع. نرجو مراعاة الوقت والتقدم مبكراً.
كيف اعرف نتيجة الطلب؟يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى.
تمت الموافقة على طلبي ماذا افعل الآن؟على الطالب أن يتقدم بطلب تذاكر سفر و يصدر له أمر أركاب مع عائلته إذا كانت ترافقه وحسب الأنظمة والتعليمات الخاصة بالتذاكر.
تم الانتهاء من الرحلة العلمية وعدت لمقر البعثة بحمد الله ،ماذا افعل الآن؟بعد الانتهاء من الرحلة العلمية و العودة إلى مقر البعثة على الطالب التقدم بطلب تعويض بدل رحلة علمية عن طريق البوابة الإلكترونية (طلب تعويض/ بدلات/ رحلة علمية) ، وعلى الطالب الإشارة لرقم طلب الرحلة العلمية الذي تمت الموافقة عليه. مسوغات الطلب (لصرف بدل للرحلة العلمية للمملكة ):
1. خطاب أو شهادة من الجهة المشرفة تثبت أن الطالب قد أكمل المطلوب من الرحلة العلمية ، وتوضح الفترة التي أمضاها الطالب في الرحلة العلمية.
2. خطاب من مشرف الطالب بالجامعة يوضح إكمال الطالب للرحلة العلمية وتحقيقه لأهدافها.
يتم صرف البدل من قسم المالية وقد يستغرق إيداع المبلغ في الحساب فترة تصل إلى 30 يوماً.