طلب تأجيل بعثة

الأصل أن يستمر المبتعث في دراسته بدون أي انقطاع ، لكن عند حصول ظروف معينة تجبره على التوقف وتقتنع بها الملحقية وجهة الابتعاث ، فإن أنظمة الابتعاث تعطي للمبتعث الفرصة لإيقاف بعثته لفترة محددة (غالباً فصل دراسي واحد ولا تتجاوز 6 شهور) يتم فيها إيقاف مخصصاته المالية ، وبعد عودته لمقر البعثة وبدء الدراسة يعاد عليه الصرف ويتم إضافة مدة التأجيل إلى فترة ابتعاثه.

ينبغي أن تقتنع الملحقية بظروف الطالب وعليه أن يرفق ما يؤيد ذلك ، كما يجب أن يكون هناك موافقة من الجامعة وإذا كانت هناك رسوم دراسية فلا بد من موافقة الجامعة على اعادة الرسوم للملحقية.

يجب أن يكون هناك خطة دراسية واضحة لما بعد التأجيل (معنى لا يتم التأجيل بدون معرفة متى سيعود الطالب ومتى سيلتحق ببرنامجه الدراسي وفق أوراق رسمية من الجامعة).

على المبتعث الاستمرار في دراسته حتى يتم قبول طلب التأجيل ، وفي حال الانقطاع عن الدراسة يتم إيقاف الصرف مباشرة.
التأجيل يكون خلال المرحلة الدراسية (بكالوريوس أو ماجستير أو دكتوراه) ولا يكون خلال فترة دراسة اللغة.
يوقف الصرف تلقائياً من تاريخ بداية التأجيل حسب ما تحدده الملحقية الثقافية، وتضاف مدة التأجيل تلقائياً لفترة الابتعاث ، ونظراً لأن المدة تضاف تلقائياً لفترة الابتعاث، يجب على المبتعث أن لا يطالب لاحقاً بإنهاء التأجيل واستئناف الصرف قبل نهاية المدة المحددة في التأجيل، إذ لا يمكن أن يعاد عليه الصرف لفترة أضيفت لمدة ابتعاثه.

إن إعادة الصرف بعد التأجيل عملية قد تستغرق بعض الوقت حيث لا بد من مباشرة المبتعث لدراسته وإرفاق ما يثبت ذلك من الجامعة ثم التقدم بطلب لإعادة الصرف حتى يتم دراسته في قسمي الدراسية ثم المالية ، وعلى المبتعث مراعاة ذلك وأن يكون معه ما يكفي من المال لاحتياجاته في الأسابيع الأولى لوصوله حيث إن إنهاء الإجراءات وصرف المرتب للمبتعث قد يستغرق فترة تصل إلى 30 يوماً أو أكثر. (الرجاء قراءة التعليمات الخاصة بطلب إعادة الصرف).

إن موافقة الملحقية على التأجيل لا تعني استحقاق الطالب لتذاكر السفر، ويمكنه أن يتقدم بطلب تذاكر سفر عن طريق البوابة حتى يتم النظر في استحقاقه للتذاكر من المسؤولين عن التذاكر في وحدة التسجيل والتذاكر.

التأجيل لمعالجة الفراغ بين المراحل الدراسية
يتم التأجيل في بعض الحالات عندما يكون هناك فراغ بين المراحل الدراسية لمدة تتجاوز 3 شهور ففي هذه الحالة يجب أن يقوم الطالب بالتأجيل لمعالجة الفراغ والحفاظ على وضعه القانوني ولكي يحافظ على مدة ابتعاثه حيث إن فترة التأجيل يتم إضافتها لمدة الابتعاث.

لنفترض أن مبتعثاً انتهى من السنة التحضيرية بنهاية شهر 9 ولن يستطيع بدء البكالوريوس إلا في شهر 2 أو 3 من العام القادم مع بداية الفصل الدراسي ففي هذه الحالة عليه التقدم بطلب تأجيل البعثة لمدة 4 أو 5 شهور ويوقف الصرف عليه خلالها ويتم إضافة هذه الأربعة أو خمسة شهور إلى مدة ابتعاثه.
بمعنى آخر إذا كانت بعتثه الحالية تنتهي في 30/12/2014 تصبح بعثته بعد التأجيل لمدة 5 أشهر وإضافة المدة 30/5/2015

هام :
يجب استمرار المبتعث في دراسته وعدم التوقف والانقطاع للتأجيل إلا لظروف قاهرة وإن الملحقية توصي بعدم التوقف لاي طالب مبتعث وهي على أتم الاستعداد للمساعدة في أي ظروف يواجهها الطالب للتغلب عليها بدون الحاجة للانقطاع والتأجيل ، وإن ما يترتب على التأجيل من انقطاع للصرف أو ما يتعلق بوضع المرافق هو مسؤولية المبتعث، كما أن وضع المبتعث القانوني في فترة التأجيل هو مسؤولية المبتعث نفسه، ولا يتم إعادة المبتعث ليصبح مرافقاً خلال فترة التأجيل بل يستمر بنفس وضعه السابق، كما أن صرف التذاكر يتم في حال وجود استحقاق نظامي فقط ويتم البت فيه من وحدة التسجيل والتذاكر.

التأجيل لمبتعثي الجامعات:
حسب أنظمة الابتعاث للجامعات السعودية لا يوجد إجراء (تأجيل ) للبعثة، ونأمل الاستمرار في الدراسة بدون انقطاع والملحقية على أتم الاستعداد للمساعدة في أي ظروف يواجهها الطالب للتغلب عليها بدون الحاجة للانقطاع والتأجيل، وفي حال الاضطرار للانقطاع عن الدراسة سيقوم مشرفك الدراسي بإنشاء طلب طلبات عامة وليس تأجيل ليرفع للمرجع للإفادة بخصوص الانقطاع وكيفية معاملة الطالب خلال فترة الانقطاع علماً بأن الصرف لا يستمر لأي طالب بدون التحاقه بالدراسة. ويمكن تزويد مشرفك بأي مستندات تدعم طلبك عن طريق البريد الإلكتروني ليقوم المشرف بإرفاقها في الطلب قبل إرساله لجهة الإبتعاث

متى أتقدم بالطلب؟	· مبتعثو وزارة التعليم : التقدم بالطلب قبل 4 – 8 أسابيع على الأقل. · مبتعثو الجهات الأخرى: التقدم قبل 10 – 12 أسبوع على الأقل أو حال اكتمال المسوغات.
كيف أتقدم بالطلب؟	التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة.
ما مسوغات الطلب؟	تعبئة وإرسال الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية ويوضح فيه المبتعث مبررات التأجيل (إذا لم تكن المساحة كافية لكتابة المبررات في الطلب يمكن كتابتها في ملف مستقل وتحميلها مع الطلب الإلكتروني وتسمية الملف justification ) يتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني: 1. أي مستندات خاصة بمبررات التأجيل كالشهادات الطبية. 2. خطاب من الجامعة يفيد بعدم الممانعة على التأجيل للفترة المطلوبة.(الرجاء تسمية الملف بـ university_letter) 3. الخطة الدراسية لما بعد التأجيل 4. أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه.
كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟	يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية ، وإذا كانت جميع المسوغات والضوابط متوفرة فإن إنهاء إجراءات الطلب حسب المسار الموضح أعلاه يستغرق في العادة من 5-7  أيام عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية) ، وبعد ذلك قد يتم الرفع لجهة الابتعاث ، و عادة فإن الرد من جهة الابتعاث يستغرق نحو 6-10 أسابيع. نرجو مراعاة الوقت والتقدم مبكراً. يمكن متابعة الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية حسب المسار الموضح أعلاه.
كيف اعرف نتيجة الطلب؟	يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى.
تمت الموافقة على طلبي ماذا افعل الآن؟	· يمكنك الآن التقدم بطلب ضمان مالي جديد لفترة الدراسة لما بعد التأجيل عبر البوابة الإلكترونية (وضح في طلبك أنه تمت الموافقة على التأجيل وحدد رقم الطلب) · سيقوم المشرف الدراسي بمخاطبة الجامعة وإخطارها بالموافقة على التأجيل. · يمكنك الآن التقدم بطلب تذاكر سفر عبر البوابة الإلكترونية حتى تصرف من وحدة التسجيل والتذاكرفي حال الاستحقاق النظامي. · بعد انتهاء فترة التأجيل وعودتك لمقر البعثة وبدءك الدراسة تقدم بطلب لإعادة الصرف (ملاحظة مهمة : إن إعادة الصرف بعد التأجيل وصرف المرتب للمبتعث قد تستغرق فترة تصل إلى 30 يوماً أو أكثر بسبب مواعيد الصرف حسب التاريخ الهجري بالإضافة لدراسة الطلب وتدقيقه من قسمي الدراسية والمالية والتأكد من مباشرة الطالب للدراسة ، لذا من المهم جداً للمبتعث أن يكون لديه عند عودته لمقر البعثة ما يكفي من المال احتياطاً لذلك).