تؤكد التعليمات من وزارة التعليم العالي على انتظام الطالب في الدراسة انتظاماً كاملاً وبعبء دراسي كامل وضرورة مواصلة الدراسة والجد والاجتهاد وعدم التغيب أو التأخر عن الحضور ، وتقوم الملحقية بطلب تقارير بشكل مستمر من المؤسسات التعليمية عن انتظام المبتعثين وحضورهم ومستوياتهم الدراسية ، ولا يحق للمبتعث أو أي من مرافقيه المسجلين في ملفه لدى الملحقية مغادرة مقر البعثة إلا بعد إخطار الملحقية رسمياً عن طريق التقدم بهذا الطلب والحصول على الموافقة عليه في طلب الإجازة وفق التعليمات الموضحة أدناه ، كما لا يحق للمبتعث أو أي من مرافقيه التأخر عن العودة عن التاريخ المحدد وفق ما تمت الموافقة عليه في الطلب .

هام جداً : يجب أن يلتزم المبتعث بمواعيد الإجازة المحددة في الطلب وفق ما توافق عليه الملحقية في طلب الإجازة في بوابة سفير (ولا يعتد بأي إخطار أو موافقات بالهاتف أو الإيميل أو أي وسائل أخرى) وإن مغادرة مقر البعثة بدون موافقة أو عدم الالتزام بمواعيد الإجازة أو التأخر عن مباشرة الدراسة بعد انتهاء الإجازة (أو عدم عودة أحد المرافقين المسجلين في ملف المبتعث بدون إبلاغ المبتعث الأساسي للملحقية عن طريق بوابة سفير) يترتب عليه إيقاف الصرف وإضافة (إنذار) في ملف المبتعث ، مع مخاطبة جهة الابتعاث لتطبيق التعليمات المعتمدة في هذه الحالات. وتأمل الملحقية من الجميع الالتزام بالتعليمات حتى لا تضطر الملحقية لاتخاذ هذه الإجراءات. والله الموفق.

عند إنشاء طلب إجازة عن طريق البوابة الإلكترونية على المبتعث اختيار نوع الإجازة إذ يحق للمبتعث أن يتقدم بطلب الموافقة للحصول على إجازته السنوية بشرط أن تكون فترة الإجازة متوافقة مع برنامج المعهد أو الجامعة للإجازات وأن لا تتعارض مع أوقات البرنامج الدراسي.

إن موافقة الملحقية على الإجازة لا تعني استحقاق الطالب لتذاكر السفر إذ عليه (بعد الموافقة على الإجازة) أن يتقدم بطلب تذاكر سفر عن طريق البوابة حتى يتم النظر في استحقاقه للتذاكر من المسؤولين عن التذاكر في وحدة التسجيل والتذاكر.لمعرفة تعليمات طلب التذاكر اضغط هنا

نرجو ملاحظة أن قسم الشؤون الدراسية يقرر فقط استحقاق الإجازة بناء على الخطة الدراسية للمبتعث، أما صرف التذاكر فيتم من وحدة التسجيل والتذاكر حسب الاستحقاق النظامي. الرجاء عدم التواصل مع قسم الشؤون الدراسية فيما يتعلق باستحقاق التذاكر، حيث إن التذاكر تصرف من قسم التذاكر بوحدة التسجيل والتذاكر حسب أنظمة صرف التذاكر السنوية ووفق الأنظمة الخاصة بذلك ، ويمكن الرجوع لصفحة وحدة التسجيل والتذاكر في موقع الملحقية لمعرفة المزيد عن أنظمة صرف التذاكر ومتى يستحق المبتعث تذاكره ونحو ذلك.
هام للمبتعثين في مرحلة اللغة:
إن فترة الإجازة محسوبة ضمن فترة اللغة، ولذا فإن الملحقية تشجع المبتعثين على الاستمرار في دراسة اللغة وتطوير مستواهم اللغوي حيث إن تعلم اللغة يتطلب المواصلة والاستمرار ويمكن الحصول على الإجازة السنوية بعد الانتهاء من دراسة اللغة.

ملاحظة مهمة: لا يتم منح أي إجازات خلال السنة الدراسية الأولى من بداية البعثة إلا للسفر لحالات وفاة أحد الوالدين (لا قدر الله) لمدة أسبوع واحد وذلك حسب أنظمة ولوائح الابتعاث.
ملاحظة: في الحالات التي لا يستطيع الطالب نهائياً مواصلة دراسته لاسباب صحية أو لظروف أسرية أو نفسية فيجب في هذه الحالة تقديم طلب تأجيل لكي يتم النظر فيه علماً بأن كافة معلومات طلب التأجيل موضحة في صفحة طلب التأجيل (اضغط هنا)

هام جداً: إذا كانت فترة البعثة لا تغطي فترة الدراسة كاملاً (أي أن المبتعث سيتقدم لاحقاً بطلب تمديد) فمن الأفضل التركيز على الدراسة والتسجيل للفصل الصيفي أو الشتوي (سواء في نفس الجامعة أو في غيرها بموافقة الجامعة الأصلية) وتقليل فترات الإجازة والسفر للمملكة قدر الإمكان لتعويض أي تعثر سابق وللاستفادة القصوى من مدة البعثة لإكمال البرنامج الدراسي المبتعث من أجله. والله الموفق. .

متى أتقدم بالطلب؟نأمل التقدم بالطلب في وقت مبكر ، ويفضل التقدم بالطلب قبل 6 أو 8 أسابيع على الأقل من بداية الإجازة. (بعد الموافقة على الطلب يمكنكم التقدم بطلب تذكرة لصرفها في حال الاستحقاق النظامي)
كيف أتقدم بالطلب؟التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة.
ما مسوغات الطلب؟تعبئة وإرسال طلب إجازة عن طريق البوابة الإلكترونية ويتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني:
· في حال طلب إجازة سنوية أو أي نوع من أنواع الإجازات . خطاب بموافقة المؤسسة التعليمية على الإجازة مع تحديد فترتها. (إذا كانت الإجازة التي يطلبها المبتعث تقع ضمن الإجازة السنوية للجامعة أو المعهد حسب تقويم الجامعة أو المعهد ولا يوجد لدى الطالب دراسة في الفترة التي يطلبها حسب خطته والضمان الصادر له يمكن أن يعفى من هذا الخطاب) (الرجاء تسمية الملف بـ letter )
يجب أن يوضح الطالب الهدف من تقديم الطلب وهل يرغب الحصول إجازة للتقديم على تذاكر سنوية للذهاب للمملكة أم يرغب قضاء إجازته في أستراليا أو الذهاب للمملكة على حسابه الخاص في حال لم يكن مستحقاً للتذاكر.
.تقرير دراسي حديث (يرفق صورة من التقرير فقط في حالة عدم توفر تقرير دراسي حديث في ملفكم خلال الستة شهور الأخيرة).
· في حال طلب إجازة الأمومة:
1. تقرير طبي يوضح الموعد المتوقع للولادة. (الرجاء تسمية الملف بـ report )
2. خطاب بموافقة المؤسسة التعليمية على الإجازة مع تحديد فترتها. (الرجاء تسمية الملف بـ letter )
3. صورة جواز السفر للمبتعث وجميع المرافقين الموجودين في مقر البعثة (إن وجدوا) مع الصفحة التي توضح أختام الدخول ضمن مسوغات طلب الإجازة في الطلب الإلكتروني
ما ضوابط منح الإجازة السنوية؟في حال طلب إجازة سنوية أو أي نوع من أنواع الإجازات:
· يجب أن لا يتخلل الإجازة برنامج دراسي بمعنى تكون الإجازة ضمن إجازة الجامعة أو المعهد وبموافقتهما وأن لا تؤثر الإجازة بأي شكل من الأشكال على خطة الطالب الدراسية حسب الضمان الصادر له أو تؤدي لتأخر تخرجه.
· أن لا تقل عن ثلاثة أسابيع وأن لا تتجاوز ثلاثة أشهر.
· طلاب اللغة و الذين لم يحصلوا على متطلب اللغة ومستمرين في مرحلة اللغة عليهم إحضار خطاب يوضح خطتهم الدراسية إذا تجاوزت مدة الإجازة خمسة أسابيع. في حال طلب إجازة الأمومة.
· الحد الأقصى لإجازة الأمومة هو شهران (60 يوماً).بالنسبة لطلبة الدكتوراه فيجب أن تكون الإجازة ضمن إجازة الجامعة الرسمية (الإجازة الصيفية) ولا تقبل أي إجازات خلال فترة الدراسة (حتى في حال موافقة المشرف على البحث) ونأمل من الطلبة الحرص على استغلال فترة الدراسة والتركيز فيها وخصوصاً أن المدة المخصصة في المملكة لابتعاث الدكتوراه هي 3 سنوات بينما تكون مدة بعض برامج الدكتوراه لدى بعض الجامعات الأسترالية 4 سنوات.نأمل ملاحظة أن الملحقية الثقافية لن تقوم بتسديد أي رسوم دراسية لأي فصل دراسي إذا كان المبتعث غير موجود في مقر البعثة لفترة 80% على الاقل للفصل الدراسي بغض النظر عن كون الغياب خلال إجازة أو لغير ذلك من الاسباب.بالنسبة للمبتعثين الذين يدرسون بنظام الـ Trimester ، فالمبتعث مطالب بدراسة الفصل الثالث ولا يعتبر فصلا اختياريا يمكن اخذ إجازة خلاله إلا في حال إرفاق خطاب رسمي من الجامعة يفيد بعدم وجود أي مواد يمكن للمبتعث التسجيل فيها وعندها يمنح المبتعث إجازة ثلاث أشهر (وهو الحد الأقصى سنوياً للإجازة ) وبقية المدة تحسب تأجيل بعثة.حالات الولادة: بالنسبة للمبتعثات التي تتم حالات الولادة خلال الفصل الدراسي يمكن لهن التقديم بطلب تأجيل بعثة للفصل الدراسي الذي يحصل فيه الولادة كما يمكن لهن التقديم بطلب إجازة والتنسيق مع الجامعة أو المعهد لتنسيق الدراسة وفترات الغياب بحيث لا يؤثر ذلك على الخطة الدراسية ويمكن التقديم بطلب إجازة وتحتسب فترتها ضمن الحد الاقصى للإجازات سنوياً.
كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟يستغرق في العادة من 3-5  أيام عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية).
كيف اعرف نتيجة الطلب؟ كيف اعرف نتيجة الطلب؟يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى.
تمت الموافقة على طلبي ماذا افعل الآن؟· إذا كنت ترغب في الحصول على تذاكر سفر ، يمكنك الآن التقدم بطلب تذاكر سفر عبر البوابة الإلكترونية حتى يتم النظر فيه من المسؤولين عن التذاكر (في وحدة التسجيل والتذاكر) حسب استحقاقك النظامي.