يمكن لطلاب الدراسات العليا (ماجستير أو دكتوراه) و كذلك طلاب الزمالة التقدم بطلب لحضور دورة تدريبية قصيرة تتعلق بتخصص المبتعث.
إذا كانت مدة الدورة 14 يوماً فأقل يتم النظر في الموافقة عليها من الملحقية في ضوء الضوابط المحددة أدناه.
إن الموافقة على هذا الطلب قبل الالتحاق بالدورة وتوفر الضوابط والمسوغات شرط أساسي لكي يتم التعويض عن رسوم الدورة لاحقاً من قسم الشؤون المالية.
| متى أتقدم بالطلب؟ | · إذا كانت الدورة قصيرة (مدتها 14 يوماً أو أقل): التقدم بالطلب قبل 4 – 6 أسابيع من بداية موعد الدورة التدريبية. · إذا كانت الدورة طويلة (أكثر من 14 يوم): التقدم قبل 10 – 12 أسبوع من بداية موعد الدورة التدريبية (يتم مخاطبة جهة الابتعاث) |
| كيف أتقدم بالطلب؟ | التقدم بالطلب لجميع المبتعثين عن طريق بوابة سفير الطلبة. |
| ما مسوغات الطلب؟ | تعبئة وإرسال طلب حضور دورات تدريبية عن طريق البوابة الإلكترونية ويتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني: 1. خطاب من مشرف الطالب بالجامعة يؤيد فيه أهمية حضور الطالب للدورة كما يوضح فيه اسمها ومكان وتاريخ انعقادها و المدة الزمنية وعلاقتها بتخصص المبتعث. 2. منشور brochure يوضح معلومات الدورة الأساسية (مواعيدها وبرنامجها وأهم موضوعاتها ورسومها ونحو ذلك ). 3. أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه. |
| ما ضوابط حضور الدورة تدريبية؟ | . يكون حضور الدورة لمرة واحدة للمرحلة الواحدة لطلبة الدراسات العليا. . أن تكون الدورة في نفس المدينة التي يدرس بها المبتعث ويجب أن لا يتعارض حضور الدورة مع دراسة المبتعث بأي شكل من الأشكال. . يجب أن تكون الدورة موجهة لشريحة الطلاب وليست من الدورات الموجهة لشرائح أخرى كالموظفين أو رجال الأعمال ويجب أن تكون تكاليف رسوم الدورة معقولة (لا تتجاوز 35 دولار للساعة التدريبية الواحدة والتكلفة الكلية لا تتجاوز 750 دولار استرالي . مثال إذا كان اجمالي ساعات التدريب 10 ساعات فإن الحد الاقصى لرسوم الدورة 350 دولار وهكذا. . وجود علاقة قوية بين الدورة وتخصص المبتعث، ويدعم ذلك برسالة من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة. . أن يكون المبتعث مسجلاً في الدراسة بعبء دراسي كامل، وأن لا يقل معدله التراكمي عن 2.75 من 4 أو ما يعادلها. . أن تكون المؤسسة المشرفة على الدورة معتمدة من نفس الجامعة التي يدرس بها الطالب أو من إحدى الجهات الرسمية الأخرى ، كما يجب أن يكون لدى جهة التدريب خبرة في مجال تقديم هذه الدورات ، ولا تقبل أي دورات مخصصة للطلبة الأجانب أو السعوديين ، أو تزيد نسبة السعوديين المشاركين فيها عن 25% ، أو يتم الإعلان والدعاية لها باللغة العربية. . أن لا يتجاوز عدد ايام الدورة 14 يوما (متواصلة وبدون انقطاع). . يقوم المبتعث بدفع رسوم الدورة بنفسه، ويتم تعويضه عن رسومها (دون أي بدلات أخرى ). . يتم التعويض بعد الانتهاء من الدورة وإرفاق ما يثبت حضورها والانتظام فيها، مع وجود موافقة مسبقة من الملحقية على الطلب وبعد التحقق من توفر الضوابط أعلاه. · يوقع الطالب إلكترونياً أثناء تقديمه للطلب على تعهد بأنه لم يسبق لي حضور أي دورة على حساب جهة الابتعاث خلال فترة دراستي للمرحلة الحالية، كما يقر بمعرفته بأنه في حال الموافقة على هذا الطلب سيتم تعويضه لاحقاً عن رسوم الدورة فقط بعد إرفاق ما يثبت حضورها وتسديد رسومها ، حسب ضوابط هذا الطلب ومسوغاته. |
| كيف ابحث عن دورة مناسبة لي؟ |
يعد حضور دورة أمر اختياري للمبتعث ولكن الملحقية تنصح جميع المبتعثين للاستفادة من فترة وجودهم في مقر البعثة لحضور العديد من الدورات والاستفادة منها وحسب لوائح الابتعاث يتم التعويض عن رسوم دورة واحدة للماجستير ودورة واحدة للدكتوراه ، ولمعرفة الجهات التي تقدم دورات تدريبية فمنها ما يلي: |
| كم يستغرق إنهاء إجراءات الطلب؟ | يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية ، ويستغرق هذا في العادة من 5-7 أيام عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية) ، وإذا كانت الدور قصيرة وتنطبق عليها الضوابط فقد يتم الموافقة عليها داخلياً ، أما إذا كانت مدة الدورة أكثر من أسبوعين ، فقد يتم مخاطبة جهة ابتعاث الطالب ، وعادة فإن الرد من جهة الابتعاث يستغرق نحو 8-10 أسابيع. نرجو مراعاة الوقت والتقدم مبكراً. يمكن متابعة الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية. |
| كيف اعرف نتيجة الطلب؟ | يمكن للمبتعث متابعة حالة الطلب عبر البوابة الإلكترونية ، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى. |
| تمت الموافقة وأغلق طلبي ماذا افعل الآن؟ | يمكنك الآن تأكيد حضورك للدورة مع الجهة المنظمة وتسديد رسوم الدورة وإكمال أي ترتيبات أخرى. |
| حضرت الدورة والحمد لله ، ماذا أفعل الآن؟ | يتقدم المبتعث بطلب تعويض عن طريق ارسال أصل الفواتير ( الفواتير الإلكترونية يجب طباعتها وإرسالها + صورة من شهادة حضور الدورة التدريبية) مع ملء نموذج تعويض الرسوم الدراسية على عنوان الملحقية البريدي وسوف يتم إنشاء طلب جديد حال وصول الأوراق إلى الملحقية. وكذلك تعبأة نموذج تقييم دورة تدريبية وإرفاقه ضمن مرفقات الطلب الالكتروني. علماً انه لا يتم التعويض بإشعار التحويل البنكي ويجب إحضار إيصال الدفع الصادر من الجهة المنظمة للدورة. |